Smart signieren: Sieben Best Practices zur Implementierung elektronischer Signaturen in Ihrem Unternehmen

Schauen wir uns die sieben Best Practices für elektronische Signaturen an, die Sie in Ihre Dokumenten-Workflows integrieren können. Egal, ob Sie mit elektronischen Signaturen noch nicht vertraut sind oder ob Sie sie schon länger verwenden, diese Tipps helfen Ihnen dabei, das Beste aus Ihren E-Signaturen herauszuholen.

Sieben bewährte Methoden für die Verwendung elektronischer Signaturen

1. Stellen Sie sicher, dass die gesetzlichen Anforderungen eingehalten werden
2. Pflegen Sie einen Audit-Trail
3. Bieten Sie flexible Unterschriftsoptionen an
4. Implementieren Sie starke Authentifizierungsmethoden
5. Unterzeichner und Interessenvertreter schulen
6. Stellen Sie sicher, dass die gesetzlichen Anforderungen eingehalten werden
7. Wählen Sie einen zuverlässigen und sicheren Partner

Lesen Sie mehr über elektronische Signaturen: Ein umfassender Leitfaden für elektronische Signaturen

1. Stellen Sie sicher, dass die gesetzlichen Anforderungen eingehalten werden

Der wichtigste Aspekt ist die Verwendung einer CLM- oder E-Signatursoftware, die den geltenden Gesetzen und Vorschriften entspricht. Die Europäische Union (EU), Großbritannien, die USA, Kanada und andere Länder haben spezielle Gesetze, die sich mit elektronischen Signaturen befassen. Verstehen Sie sie, recherchieren Sie sie und integrieren Sie sie in Ihre S-Signaturen.

• eIDAS-Verordnung in der EU: Die eIDAS-Verordnung legt die Standards für elektronische Signaturen, Vertrauensdienste und elektronisches Transaktionsmanagement in der Europäischen Union fest. Die eIDAS-Zertifizierung bietet die notwendigen Abwägungen, um sicherzustellen, dass die Identität des Unterzeichners verifiziert und vertrauenswürdig ist. Mit eIDAS können Sie neue Benutzer mit nur einem Klick integrieren und von neuen digitalen Identifikationsmechanismen profitieren, die Ihr Unternehmen effizienter und kostengünstiger machen.
• E-SIGN Act: Wenn Sie Geschäfte mit oder in den USA tätigen, legen der ESIGN Act und der Uniform Electronic Transactions Act (UETA) Regeln fest, um sicherzustellen, dass Ihre elektronischen Signaturen und Aufzeichnungen rechtsgültig sind. Dazu gehören (i) die Absicht, zu unterzeichnen, (ii) die Zustimmung zur elektronischen Geschäftstätigkeit, (iii) die Verknüpfung der Unterschrift mit dem Datensatz und (iv) die Aufbewahrung von Aufzeichnungen.

2. Pflegen Sie einen Audit-Trail

Die Pflege eines ordnungsgemäßen Prüfprotokolls für Ihre Verwendung von E-Signaturen ist von entscheidender Bedeutung, da dies dazu beiträgt, die Integrität und Rechtmäßigkeit Ihrer Vereinbarungen sicherzustellen. Es gibt mehrere Gründe, die für einen guten Prüfpfad sprechen:

• Stellt die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sicher, da viele Gesetze vorschreiben, dass elektronische Signaturen zuordenbar und manipulationssicher sein müssen
• Sie können sehen, wer das Dokument wann signiert hat und ob nach dem Signieren Änderungen vorgenommen wurden.
• Es hilft allen Beteiligten, ihre Rollen und Verantwortlichkeiten besser zu verstehen. Es macht deutlich, wer das Dokument genehmigt und unterzeichnet hat.

Um sicherzustellen, dass alles in Ordnung ist, können Sie jemanden in Ihrem Team bitten, die E-Signaturprotokolle regelmäßig zu überprüfen und sicherzustellen, dass alles den Unternehmens- und Branchenregeln entspricht. Es hilft Ihnen auch dabei, Probleme zu erkennen und zu beheben, um den Prozess zu verbessern!

3. Bieten Sie flexible Signaturoptionen an.

Sie können den Unterzeichnungsprozess dynamisch, anpassungsfähig und effizient gestalten, indem Sie Optionen wie E-Signatursoftware, biometrische Signaturtools oder herkömmliche Stift-und-Paper-Methoden anbieten.

So wie manche Leute es vorziehen, mit einem Stift auf Papier zu unterschreiben, bevorzugen andere es, einen Stift auf einem Tablet oder sogar ihren Finger auf einem Touchscreen zu verwenden. Daher ist es wichtig, Ihren Gegenparteien mehrere Unterzeichnungsmethoden zur Verfügung zu stellen, um sicherzustellen, dass sie auf eine Weise unterschreiben können, die ihren Bedürfnissen entspricht.

Optionen für elektronische Signaturen:

• Eine Signatur eingeben
• Bild einer Signatur hochladen
• Ein Stift oder Finger zum Signieren auf einem Touchscreen
• Ein digitales Signaturzertifikat
• Signaturdienst eines Drittanbieters
• Sicheres elektronisches Signaturgerät oder Hardware-Token

4. Implementieren Sie starke Authentifizierungsmaßnahmen

Bei der Verwendung elektronischer Signaturen ist es wichtig, starke Authentifizierungsmaßnahmen zu implementieren. Es bedeutet, mehrere Methoden zu verwenden, um die Identität einer Person zu überprüfen. Anbieter bieten drei Kategorien von Authentifizierungsmethoden an. (1) Sie können etwas verwenden, das Sie vielleicht kennen, z. B. Passwörter oder Einmalpasswörter (OTP). (2) Ein anderes ist etwas, das Sie besitzen und mit dem Sie Ihre Identität überprüfen können, z. B. Smartcards oder von der Regierung ausgestellte Ausweise. (3) Und schließlich gibt es noch etwas, das Sie sind, wie Gesichtserkennung oder Biometrie.

Durch die Kombination dieser Ansätze und die Berücksichtigung kontextueller Informationen wie Standort oder Gerät können Unternehmen die Sicherheit und Integrität der elektronischen Signaturprozesse gewährleisten, vor unbefugtem Zugriff schützen und die allgemeine Sicherheit erhöhen.

5. Unterzeichner und Interessenvertreter ausbilden

Eine weitere bewährte Methode ist die Durchführung regelmäßiger Schulungen oder Workshops (häufig von Ihrem CLM-Anbieter durchgeführt). Es kann Ihren Mitarbeitern helfen, sich mit den rechtlichen Anforderungen, technischen Aspekten und bewährten Methoden der Verwendung elektronischer Signaturen vertraut zu machen.

Dies führt zu einer höheren Effizienz, einer schnelleren Ausführung von Vereinbarungen und einem geringeren Risiko von Rechts- und Compliance-Problemen. Eine angemessene Schulung stellt außerdem sicher, dass Ihre Mitarbeiter die Plattform für elektronische Signaturen sicher verwenden können, was dazu beitragen kann, deren Akzeptanz und Nutzung im gesamten Unternehmen zu fördern.

6. Haben Sie schriftliche Richtlinien und Verfahren

Sie können klare Richtlinien und Verfahren für die Verwendung elektronischer Signaturen erstellen und dabei Folgendes definieren.

• Wer kann Dokumente unterschreiben?
• Welche Arten von Dokumenten können sie elektronisch unterschreiben?
• Überprüfungsmethoden zur Bestätigung der Identität des Unterzeichners

Eine der Richtlinien könnte beispielsweise darin bestehen, dass nur Mitarbeiter mit entsprechenden Berechtigungen Dokumente mit elektronischen Signaturen signieren können. Sie können auch die Verträge, Vereinbarungen und anderen rechtsverbindlichen Dokumente identifizieren, die elektronisch unterzeichnet werden können.

Eine weitere Richtlinie sieht vor, dass Unterzeichner ihre Identität mit einem eindeutigen Benutzernamen und Passwort oder einer biometrischen Authentifizierungsmethode überprüfen müssen, und das System muss einen Prüfpfad aller elektronischen Signaturtransaktionen führen.

7. Wählen Sie einen zuverlässigen und sicheren Partner

Ein zuverlässiger Technologieanbieter garantiert die Sicherheit Ihrer sensiblen Dokumente und schützt vor Datenschutzverletzungen. Ein vertrauenswürdiger Partner gewährleistet einen unterbrechungsfreien Service und minimiert so Unterbrechungen Ihrer Arbeitsabläufe. Darüber hinaus hilft es Ihnen, gesetzliche Vorschriften einzuhalten und Risiken und Strafen zu vermeiden. Und vergessen wir nicht den unschätzbaren Kundensupport, den sie bieten und ein nahtloses Erlebnis für Sie und Ihr Team gewährleisten.

Einen detaillierten Überblick über die Vorteile der Verwendung elektronischer Signaturen finden Sie unter“Signiert, versiegelt, geliefert: Fünf Vorteile elektronischer Signaturen“

Essen zum Mitnehmen

Sie benötigen mehr als nur das glänzendste Tool, um Ihre Dokumenten-Workflows zu modernisieren.

Es hilft, die bewährten Verfahren zu verstehen, die den elektronischen Signaturprozessen zugrunde liegen. Das Gute ist, dass Docfield alle oben besprochenen Best Practices berücksichtigt. Sie halten sich automatisch an die oben genannten Best Practices, sobald Sie Dokumente und Verträge mit folgenden Funktionen unterzeichnen Docfield.

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