5 einzigartige Funktionen der Vertragsverwaltungssoftware für große Unternehmen

Moderne Vertragsherausforderungen erfordern moderne Lösungen, und viele haben sich für Vertragsmanagement-Software entschieden, um ihre Vertragsabläufe zu vereinfachen. Der Markt für Vertragsmanagement-Software ist vielfältig, und die Auswahl einer Plattform, die den Anforderungen eines großen Unternehmens entspricht, erfordert mehr Arbeit. In Wirklichkeit sind nicht alle Vertragsverwaltungssoftware gleich. Wir haben mit drei Personen in unseren Geschäftsteams gesprochen, um herauszufinden, welche Funktionen für große Unternehmen, die Software für das Vertragsmanagement einsetzen möchten, unerlässlich sind. Im Folgenden listen wir fünf einzigartige Funktionen moderner Vertragsverwaltungssoftware auf, die sich am besten für große Unternehmen eignen.

1. Durchgängiges Vertragsmanagement
2. Vorlagen für Dokumente
3. Maßgeschneiderte Workflows
4. Regel-Engine
5. Standardisierung

1. Durchgängiges Vertragsmanagement

Ein Vertrag durchläuft mehrere Phasen, von der Erstellung einer Vorlage und eines Vorschlags bis hin zur Überprüfung und Unterzeichnung des Vertrags.

In der Vergangenheit mussten Kunden mehrere Tools wie Word, DocuSign und E-Mail-Programme verwenden, um Verträge zu senden und zu empfangen. Diese Tools sind nicht integriert, was zu Unterbrechungen des Vertragsablaufs und zu Schwierigkeiten bei der Nachverfolgung des Vertragsstatus führt.

Eine integrierte Plattform mit Ende-zu-Ende Vertragsmanagement Funktionen können den gesamten Arbeitsablauf von einer Anwendung aus abwickeln. Es gibt Führungskräften die Kontrolle über den Vertragsprozess, indem Methoden zur Generierung, Analyse, Unterzeichnung und Verwaltung der Unternehmensverträge eingerichtet werden. Es erhöht die Prozesseffizienz und macht die Arbeit angenehmer, da nicht mehr zwischen Anwendungen gewechselt werden muss.

• Verkaufsbeschleunigung: Die richtige Software kann Verkaufsverhandlungen beschleunigen und sogar rationalisieren. Sie kann die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit erleichtern, insbesondere zwischen Vertriebs- und Rechtsteams, ein Problem, bei dem viele Unternehmen Hilfe benötigen.
• Vertragstransparenz: Mit einer Schnellansicht in Ihrem Dashboard können Sie die wichtigsten Vereinbarungen mit Ihrem Kunden (z. B. SLA, Verfügbarkeit, Preise, Rechnungsdaten, Beratungszeiten) einsehen und Ihre Vertriebs-, Kundenerfolgs- sowie Support-, Betriebs- und Lieferteams leiten.
• Vertragsverlängerungen: Wenn die Software optimal genutzt wird, kann sie Ihre Vertriebsteams dabei unterstützen, Verlängerungsgespräche zum richtigen Zeitpunkt einzuleiten oder den Kunden Success darüber zu informieren, dass halbjährliche Verhandlungen anstehen.

2. Vorlagen für Dokumente

Als Benutzer von Vertragsverwaltungssoftware können Sie Vorlagen innerhalb der Plattform entwickeln und vermeiden so das Risiko, dass veraltete Versionen in Ihrem Unternehmen im Umlauf sind.

„Der Prozess der Aktualisierung von Verträgen ist fehleranfällig“ und kann zeitaufwändig sein. Sie müssen sicherstellen, dass alle Mitglieder des Vertriebs- und Rechtsteams die Versionen auf ihren Desktops aktualisieren. Als Nächstes müssten Sie alle veralteten Versionen aus dem Verkehr ziehen, einschließlich der Versionen, die sich in den lokalen Ordnern jedes Vertriebsmitarbeiters befinden. Mit einem Vertragsverwaltungssystem, das Funktionen zur Entwicklung von Vorlagen bietet, wird es jedoch einfacher, die aktuelle Version zu aktualisieren und sicherzustellen, dass sie immer auf dem neuesten Stand sind.“

^{- Tjitte Joosten | Wachstum bei Docfield}

Anstatt Vorlagen manuell zu aktualisieren und sicherzustellen, dass alle Teammitglieder die richtige Version verwenden, stellt die Software sicher, dass jeder die aktuellste Version verwendet. Das spart Zeit und reduziert Fehler im Zusammenhang mit dem Aktualisierungsprozess.

Stellen Sie sich zum Beispiel vor, Sie haben fünf Teammitglieder, die an einer alten Version einer Vorlage arbeiten. Bei einem Vertragsverwaltungssystem wird die neue Version der Vorlage aktiv an alle geöffneten Dokumente verteilt, die gerade bearbeitet werden, während die Benutzer über die vorgenommenen Änderungen informiert werden. Dadurch entfällt die Notwendigkeit, Updates manuell zu senden und nachzuverfolgen, wer die richtige Version verwendet.

3. Benutzerdefinierte Arbeitsabläufe

Stellen Sie sich vor, Sie sind ein Manager, der für ein Team von Vertriebsmitarbeitern verantwortlich ist, das für den Abschluss von Geschäften mit neuen Kunden verantwortlich ist. Sie haben festgestellt, dass das Erstellen, Prüfen und Unterzeichnen von Verträgen zu Verzögerungen und Fehlern geführt hat, die sich auf die Leistung Ihres Teams und das Geschäftsergebnis Ihres Unternehmens ausgewirkt haben.

Eine der wichtigsten Möglichkeiten, diesen Prozess zu automatisieren und zu rationalisieren, ist die Einführung eines Vertragsmanagementsystems, das Ihnen Folgendes ermöglicht Visualisieren und passen Sie Ihre Vertragsabläufe an. Indem Sie die einzelnen Schritte des Prozesses, von der Erstellung eines Vertragsentwurfs bis hin zur Überprüfung und Unterzeichnung, genau auflisten, können Sie sicherstellen, dass jeder in Ihrem Team das gleiche Verfahren befolgt und dass Sie die Verträge effizient bearbeiten.

Sie können beispielsweise einen Workflow einrichten, der automatisch eine Benachrichtigung an die relevanten Stakeholder, z. B. die Rechtsabteilung, zur Überprüfung und Genehmigung eines Vertrags sendet, sobald dieser vom Verkäufer abgeschlossen wurde. Dadurch entfällt die Notwendigkeit manueller Nachverfolgung und es wird sichergestellt, dass Verträge umgehend geprüft und unterzeichnet werden.

Benutzerdefinierte Workflows ermöglichen es Ihren Teammitgliedern, die kritischen Prozesse im Vertragsmanagementsystem einfach zu visualisieren. Es kann den Mitarbeitern helfen, den Prozess zu verstehen und zu verfolgen, sodass Ihr Team genau weiß, welche Schritte in welcher Reihenfolge zu ergreifen sind. So wird sichergestellt, dass alle Verträge einheitlich abgewickelt werden.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Visualisierung und Anpassung von Arbeitsabläufen innerhalb eines Vertragsmanagementsystems die Effizienz und Konsistenz Ihres Vertragsmanagementprozesses erheblich verbessern kann. Es kann Ihnen helfen, menschliche Fehler zu reduzieren, den Prozess zu beschleunigen und letztendlich Geschäfte schneller und effektiver abzuschließen.

4. Regel-Engine

Ein weiteres einzigartiges Merkmal der Vertragsverwaltungssoftware, die für große Unternehmen geeignet ist, ist die Möglichkeit, Vorlagen auf der Grundlage bestimmter Bedingungen oder Regeln, wie z. B. geografischer Lage und geltender Vorschriften, zu personalisieren. Daher nennen wir es „Bedingte Logik“. Es ermöglicht Ihnen, mit wenig Aufwand einen personalisierten Vertrag zu erstellen. Es verhindert menschliche Fehler, spart Zeit und stellt sicher, dass alle Verträge den Bedürfnissen des Kunden entsprechen. Die Bedingungslogik stellt sicher, dass alle Verträge korrekt und aktuell sind.

Sie sind beispielsweise ein europäisches Unternehmen, das Kunden in der gesamten EU und den nordamerikanischen Regionen bedient. Die Länder haben unterschiedliche Gesetze und Vorschriften, und es kann schwierig sein, den Überblick über bestimmte Klauseln zu behalten. Mithilfe der Bedingungslogik kann Ihr Rechtsteam eine Vorlage einrichten, die automatisch die geografisch relevanten Klauseln entsprechend dem Land anzeigt, mit dem Sie es zu tun haben. Dadurch entfällt die Notwendigkeit manueller Eingaben und das Fehlerrisiko wird reduziert. Darüber hinaus kann sich Ihr Vertriebsteam auf den Abschluss von Geschäften und nicht auf die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften konzentrieren.

Ein weiterer Anwendungsfall der bedingten Logik ist für Unternehmen mit mehreren Abteilungen oder Tochterunternehmen. Jede Abteilung oder Tochtergesellschaft kann unterschiedliche Vertragsanforderungen haben, wie z. B. bestimmte Klauseln und Preise. Mithilfe der Bedingungslogik können Sie eine einzige Vertragsvorlage erstellen, die sich automatisch an die speziellen Bedürfnisse der einzelnen Abteilungen oder Tochterunternehmen anpasst. Das spart Zeit und macht separate Vorlagen für jede Abteilung überflüssig.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Bedingungslogikfunktion der Vertragsverwaltungssoftware es Ihnen ermöglicht, Verträge schnell und einfach zu personalisieren und so sicherzustellen, dass alle Verträge korrekt, aktuell und den geltenden Gesetzen und Vorschriften entsprechen. Es kann die Effizienz und Konsistenz Ihres Vertragsmanagementprozesses erheblich verbessern und Ihrem Unternehmen wertvolle Zeit und Ressourcen sparen.

5. Standardisierung

Wenn mehrere Abteilungen und Teams gleichzeitig an verschiedenen Verträgen arbeiten, kann eine sofort einsatzbereite Formatierung und Layoutstandardisierung den Prozess der Vertragserstellung für Ihr Rechtsteam optimieren. Außerdem können sie sich auf den Vertragsinhalt konzentrieren, anstatt sich Gedanken über Formatierung und Layout machen zu müssen.

Die automatische Formatierung des Vertrags verbessert das allgemeine Erscheinungsbild des Dokuments und erleichtert allen Beteiligten das Auffinden wichtiger Informationen im Vertrag.

Stellen Sie sich zum Beispiel vor, Ihr Rechtsteam arbeitet an einem großen Vertrag mit einem neuen Kunden. Die Vereinbarung besteht aus mehreren Abschnitten und enthält eine große Menge an Rechtsjargon. Das Dokument wird automatisch so formatiert, dass es für alle Parteien leicht zu verstehen und mithilfe einer Software zur Vertragsautomatisierung zu navigieren ist. Es enthält konsistente Überschriften und Schriftstile, Aufzählungszeichen für wichtige Klauseln und richtige Abstände zwischen Absätzen.

Sie können sogar erzwingen, dass die Nummerierung von Klauseln in verschiedenen Versionen des Vertrags einheitlich ist, um sicherzustellen, dass sich eine Artikelnummer in mehreren Versionen von Verträgen immer auf denselben Inhalt bezieht. Dies führt zu einem ausgefeilteren und professionelleren Vertrag, der leicht zu verstehen und zu handhaben ist.

Fazit

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Vertragsverwaltungssoftware für ein großes Unternehmen, das plant, seine Geschäftsprozesse zu modernisieren, unverzichtbar ist. Wir haben fünf Funktionen der Vertragsverwaltungssoftware erklärt, die hauptsächlich großen Organisationen helfen.

Die Fähigkeit zum umfassenden Vertragsmanagement beeinflusst den Überblick über den gesamten Vertragsprozess. Aktualisierungen der Dokumentvorlagen können verwendet werden, um das Team auf dem neuesten Stand zu halten, und benutzerdefinierte Workflows steuern die Verwaltung und Einheitlichkeit der Verträge im gesamten Unternehmen. Personalisierung oder Bedingungslogik ermöglichen es Ihnen, mit wenig Aufwand personalisierte Verträge zu erstellen. Die Formatierungs- und Layoutfunktion stellt sicher, dass alle Verträge formatiert sind und für Ihre Partner und Kunden gut gestaltet aussehen.