Cegeka schließt Deals doppelt so schnell ab – mit Docfield

Einleitung 

Cegeka ist ein europäisches IT-Familienunternehmen, das in 11 Ländern aktiv ist und ein umfangreiches Portfolio an Dienstleistungen und Lösungen anbietet – darunter Anwendungen, Infrastruktur, Datenlösungen und Beratung. Cegeka startete 1992 mit 30 Mitarbeitenden. Durch die enge Zusammenarbeit mit Kunden ist das Unternehmen auf inzwischen über 9.000 Mitarbeitende gewachsen.

Ausgangslage

2020 stellte Cegeka-CEO Stijn Bijnens die „Trinity of Innovation“ vor. Dieses Konzept war ein strategischer Schritt, um durch die Kombination von KI, 5G und Cloud Computing eine starke Synergie zu erzielen – mit dem Ergebnis deutlich gesteigerter Produktivität und operativer Effizienz. Die Bid-Management-Gruppe von Cegeka wollte daraufhin auch das Vertragsmanagement transformieren und modernisieren, indem sie es standardisiert und Vertragsdokumente über den gesamten Bid- und Proposal-Lebenszyklus hinweg konsistent gestaltet. 

Herausforderung

Die Bid-Management-Gruppe prüfte die bestehenden Vertragsworkflows und identifizierte mehrere Herausforderungen:

• Ein fragmentierter Prozess – von der Angebotserstellung bis zur Vertragsausführung
• Fehlende Dokumentenkontrolle, kein Audit Trail, inkonsistentes Branding
• Mangel an Analytik zu Vertragsdaten

Nach dem Entwurf eines Vertrags folgte ein zeitaufwändiger und fehleranfälliger Prozess mit zahlreichen Dokumentversionen, die über Änderungsverfolgung nachgehalten wurden. Hinzu kam, dass neue Verträge mitunter Klauseln aus früheren Vereinbarungen enthielten – was regelmäßig zu Verwirrung und unerwünschten Ergebnissen führte.

Bei der Suche nach einer modernen Plattform für das Vertragsmanagement stieß die Bid-Management-Gruppe auf Lösungen, die mit Vorlagen arbeiten. Vorlagen geben zwar Struktur und Orientierung, lassen aber zugleich zu viel Flexibilität zu: Elemente können entfernt werden und das Layout von Verträgen unbeabsichtigt durcheinandergeraten. Die zuständige Juristin oder der zuständige Jurist muss dann jedes Mal das gesamte Dokument sorgfältig prüfen – was sehr zeitaufwändig ist.

Wenn mehrere Personen an Verträgen zusammenarbeiten, die etwa in Word und Knowledge- oder Content-Management-Systemen verfasst sind, kommen weitere Probleme hinzu: verschwindende Inhalte, nicht bearbeitbare Textabschnitte und komplizierte Versionierung.

Lösung

Mit Docfield fand Cegeka die Lösung für einen systematischen Ansatz zum Erstellen, gemeinsamen Bearbeiten, Verhandeln, Freigeben und Unterzeichnen von Verträgen. Deals werden dadurch schneller abgeschlossen, und die Nutzererfahrung verbessert sich erheblich. Die Einführung erfolgte über ein Pilotprojekt über den gesamten Vertragslebenszyklus häufig genutzter Dokumente – darunter RFP-Vorlagen, Angebote, SLAs, NDAs und Verkaufsverträge.

Vertragserstellung

Bearbeitbare Vertragsvorlagen und ein klarer Workflow für einen schlanken Bid- und Proposal-Management-Prozess schaffen die Grundlage für konsistente, fehlerfreie Vereinbarungen.
Die Organisation begann damit, Dokumente in Docfield zu importieren und Textelemente in jeder Vorlage als statische oder bearbeitbare Blöcke zu hinterlegen. Mit der Smart-Fields-Funktion lassen sich statische Texte einfach durch Variablen und Metadaten ersetzen (z. B. Vertragsbeginn, Vertragstyp, Rechnungsintervall, Beratungsstunden usw.).

Freigaben und elektronische Unterzeichnung

Nach der Einführung des gewünschten Freigabe-Workflows (To Do – In Progress – Review – Under Review – Ready for Signing – Signed) können Kunden und interne Stakeholder von Cegeka Verträge annehmen und elektronisch unterzeichnen.

Speicherung und Archivierung von Verträgen

Mit Cloud-Speicherung, Datenexportmöglichkeiten, handlungsleitenden Einblicken und einem robusten Audit Trail ist eine solide Grundlage für konsistente, fehlerfreie Vereinbarungen gegeben.

Zusammenarbeit

Mit Funktionen wie Antworten, Revisions- und Fortschritts-Tracker sowie Benutzerrechten und Zugriffsverwaltung können Cegeka-Anwendende einfach kommentieren, Änderungen und Fortschritte verfolgen, Berechtigungen verwalten und in Echtzeit mit Stakeholdern am selben Dokument zusammenarbeiten. Falsch interpretiertes Feedback und Prozessfrust gehören der Vergangenheit an.

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„Wir achten darauf, Aktualisierungen von Regelungen, Gesetzgebung, unserem Portfolio und unserer Preisgestaltung in diese Vorlagen einfließen zu lassen. Diese robuste Grundlage ermöglicht effizientes Vertragsmanagement für jeden neuen Auftrag, minimiert Fehler und sorgt für ein konsistentes, einheitliches Dokumenten-Set.“ – Edwin Reijnders, Bid Manager Cegeka

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Vorteile

Der Wechsel zu Docfield brachte Cegeka erhebliche Zeitersparnisse im Vertragsmanagement. Indem das Team mit einer klar definierten Basisvorlage startet, muss die Beschaffungseinheit nicht mehr für jeden Kunden Texte und Klauseln kopieren und anpassen. Da Verträge häufig drei bis fünf Jahre oder länger laufen, kann das Beschaffungsteam von Cegeka Verträge effektiver und effizienter steuern als mit dem vorherigen CLM-Ansatz. Das Bid-Management-Team plant, den Einsatz von Docfield innerhalb der Organisation auszuweiten, um Vertragsverlängerungsquoten, Kosten pro abgeschlossenem Vertrag und die Anzahl neu abgeschlossener Verträge zu verbessern.

Compliance und Vertrauen

Mit Docfield kann die Organisation Verträge mühelos erstellen, prüfen, elektronisch unterzeichnen und verifizieren. Die internen Vertrags- und Dokumentenworkflows von Cegeka entsprechen nun Best Practices im Vertragsmanagement und vermeiden teure Fehler.
Die Organisation kann durchgängig Compliance sicherstellen – durch regelmäßige Vertragsaktualisierungen, einschließlich regulatorischer und preislicher Änderungen sowie Währungsanpassungen. Mit der Dokumentenhistorie verfügt Cegeka zudem über zeitlich gebundene Snapshots von Verträgen, einschließlich aller Bearbeitungen und Übergaben.

Standardisierung

Standardisierte Vorlagen sorgen für konsistente Formatierung und Gestaltung und stellen die rechtliche und interne Compliance über alle Verträge hinweg sicher.

Bessere Zusammenarbeit

Falsch interpretiertes Feedback und Prozessfrust unter internen Stakeholdern gehören der Vergangenheit an. Alle arbeiten in Echtzeit an den aktuellsten Updates und Kommentaren zusammen.

Intuitive Benutzeroberfläche

Die nutzerfreundliche Oberfläche von Docfield vereinfacht Aufgaben und macht die Verwaltung verschiedener Vertragsversionen über mehrere Plattformen hinweg einfach. Smart Fields und bedingte Logik machen die Vertragserstellung zu einer einfachen Ausfüllübung.

Effizienz

Der Einsatz von Docfield reduziert die Zeit, die Bid Manager mit der Suche durch alte Dokumente und Verträge verbringen, erheblich.

Fehlerreduktion

Das Team von Cegeka nutzt Funktionen wie Review-Zyklen, um Abschnitte während laufender Aktualisierungen vor Bearbeitungen durch andere zu schützen. Die Möglichkeit, Textblöcke als statisch oder bearbeitbar zu kennzeichnen, hilft, ungewollte Änderungen oder das Hinzufügen irrelevanter Details zu vermeiden – und minimiert so Fehler und damit verbundene Risiken effektiv.