Cegeka schließt Geschäfte mit dem Smart Contract Management von Docfield zweimal schneller ab

Einführung

Cegeka ist ein europäisches IT-Familienunternehmen mit Hauptsitz in Belgien, das in 11 Ländern tätig ist und ein umfassendes Portfolio an Dienstleistungen und Lösungen anbietet, darunter Anwendungen, Infrastruktur, Datenlösungen und Beratung.

Als Cegeka 1992 mit 30 Mitarbeitern begann, lautete die Gründungsphilosophie „In enger Zusammenarbeit“ (mit Kunden). Seitdem ist das Unternehmen seinem Leitstern treu geblieben und ist auf beeindruckende 6.000 Mitarbeiter angewachsen.

Situation

Im Jahr 2020 führte der CEO von Cegeka, Stijn Bijnens, die „Trinity of Innovation“ ein. Das Konzept von „Trinity“ war ein strategischer Schritt, der darauf abzielte, durch die Kombination von künstlicher Intelligenz, 5G und Cloud Computing starke Synergien zu erzielen.

Als die „Trinity“ in vollem Umfang in Kraft trat, planten die Arbeitsgruppen des Unternehmens, Produktivitäts- und Betriebseffizienzsteigerungen zu erzielen, die sie seit Jahrzehnten nicht mehr erlebt hatten. Eine dieser Gruppen war die Bid Management Group.

Da sich das Unternehmen auf die Entwicklung eines umfassenden Managed-Services-Portfolios konzentrierte, um die Nutzbarkeit seiner Angebote zu verbessern, bemühte sich die Bid Management Group, ihren Vertragsmanagementprozess zu transformieren und zu modernisieren.

Insbesondere wollte Edwin Reijnders, der Ausschreibungsmanager von Cegeka, den Prozess der Angebotsverwaltung standardisieren und die Vertragsdokumente über den gesamten Angebots-/Angebotszyklus hinweg einheitlich gestalten.

Herausforderung

Die Angebotsmanagement-Gruppe bewertete die bestehenden Vertragsabläufe und erkannte Herausforderungen in den folgenden Bereichen:

• Ein fragmentierter Prozess, von der Angebotserstellung bis zur Vertragsausführung
• Das Fehlen von Dokumentenkontrolle, Audit-Trail und Markenkonsistenz
• Fehlende Vertragsdatenanalyse

Das Team bezog sich ständig auf frühere Kundenvereinbarungen, um neue zu entwerfen, anstatt über eine Reihe von Standardvertragsvorlagen zu verfügen. Dieser Ansatz führte zu mehreren Problemen:

• Die Vertragsgestaltung wurde umfangreich und umfasste rund zehn Dokumente.
• Neue Verträge enthielten Übertragungsklauseln aus früheren Vereinbarungen, was zu Verwirrung und Konflikten führte.
• Das Fehlen standardisierter Vorlagen führte zu manuellem Hin und Her (in mehreren E-Mail-Threads) zur Bearbeitung und Änderung von Vertragsdokumenten.

„9% des Umsatzes gehen aufgrund eines schlechten Vertragsmanagements verloren“

^{World Commerce and Contracting Association}

Auf der Suche nach einer modernen Vertragsmanagement-Plattform stieß die Bid-Management-Gruppe auf Lösungen, die Vorlagen anboten. Vorlagen bieten zwar eine gewisse Struktur, aber Benutzer können dennoch Anpassungen und Löschungen vornehmen und versehentlich das Layout des Vertrags stören.

Wenn mehrere Personen an Verträgen zusammenarbeiten, die in Textverarbeitungssoftware und einem typischen Wissens- und Content-Management-System (CMS) entworfen wurden, steht die Gruppe außerdem häufig vor Herausforderungen wie:

• Verschwindender Inhalt
• Nicht bearbeitbare Textabschnitte
• Probleme mit der Versionskontrolle

Lösung

Cegeka entschied sich für Docfield, um einen systematischen Ansatz für die Vertragserstellung, Zusammenarbeit, Verhandlung, Genehmigung und Unterzeichnung zu implementieren. Es half, Geschäfte schneller abzuschließen und bot gleichzeitig eine erheblich verbesserte Benutzererfahrung.

Ein Pilotprojekt wurde von einem gemeinsamen Expertenteam aus Cegeka und dem Kundenerfolgsteam von Docfield konzipiert. Das Team wählte einen ersten Satz häufig verwendeter Dokumente wie Vorlagen für Angebotsanfragen, Angebote, SLAs, NDAs und Kaufverträge aus und führte sie während des gesamten Vertragslebenszyklus aus:

Vertragserstellung: Docfield bot Cegeka eine solide Grundlage für konsistente, fehlerfreie Vereinbarungen in Form von cloudbasierten, editierbaren Vorlagen für jeden Vertrag und einem klaren Arbeitsablauf für einen optimierten Angebots-/Angebotsmanagementprozess.

Das Team begann damit, wiederkehrende Dokumente in den Editor von Docfield zu importieren. Außerdem kategorisierten und markierten sie Textelemente in jeder Vorlage als statische oder bearbeitbare Blöcke.

Das Team von Cegeka verwendete dann die Smart Fields-Funktion in den Vorlagen, die es den Benutzern der Gruppe ermöglichte, statischen Text für seine Variablen und Metadaten (z. B. Vertragsstartdatum, Vertragsart, Rechnungsintervall, Beratungszeiten usw.) durch Smart Fields zu ersetzen.

Zusammenarbeiten: Der Cloud-basierte Editor von Docfield ermöglichte es den Cegeka-Benutzern, Kommentare zu kommentieren, Änderungen und Fortschritte zu verfolgen, Berechtigungen zu verwalten und mit Stakeholdern in Echtzeit an demselben Dokument zusammenzuarbeiten, wodurch falsch interpretiertes Feedback und Prozessfrust vermieden wurden.

Zu den in dieser Phase verwendeten Funktionen gehören:

• Kommentare
• Der Revisions-Tracker
• Der Fortschritts-Tracker
• Der Benutzerberechtigungs- und Zugriffsmanager

Genehmigungen und elektronische Signatur: Das gemeinsame Team legte den Genehmigungsworkflow fest und passte die Schritte an die Vorlagenkategorie und den Anwendungsfall an (Zu erledigen, In Bearbeitung, Wird geprüft, Bereit zur Unterzeichnung und Signiert). Die Kunden und internen Stakeholder von Cegeka konnten die Verträge mithilfe der e-Sign-Funktion von Docfield akzeptieren und elektronisch unterzeichnen.

Aufbewahrung und Archivierung des Vertrags: Docfield bot Cegeka eine solide Grundlage für konsistente, fehlerfreie Vereinbarungen in Form von cloudbasierten, editierbaren Vorlagen für jeden Vertrag und einem klaren Arbeitsablauf für einen optimierten Angebots-/Angebotsmanagementprozess.

Das Team begann damit, wiederkehrende Dokumente in den Editor von Docfield zu importieren. Außerdem kategorisierten und markierten sie Textelemente in jeder Vorlage als statische oder bearbeitbare Blöcke.

Die Verwendung der Smart Fields-Funktion von Docfield war für Cegeka transformativ. Es ermöglichte dem Team, statischen Text für seine Variablen und Metadaten (z. B. Vertragsstartdatum, Vertragsart, Rechnungsintervall, Beratungszeiten usw.) durch Smart Fields zu ersetzen.

Leistungen

Die Umstellung auf Docfield bot einen transformativen Vorteil — der Zeitaufwand für die Auftragsvergabe wurde drastisch reduziert. Da das Bieterteam mit einer klar definierten Basisvorlage begann, war es nicht mehr nötig, Text und Klauseln für jeden Kunden zu kopieren, einzufügen und anzupassen.

Angesichts der Tatsache, dass Vertragslaufzeiten oft drei bis fünf Jahre oder länger dauern, bietet Docfield nun eine solide Grundlage, auf der die Angebotsmanagement-Gruppe von Cegeka Verträge effektiver und effizienter verwaltet als der vorherige CLM-Ansatz.

„Wir beabsichtigen, Aktualisierungen der Regeln, Gesetze, unserer Portfolioangebote und der Preisgestaltung in diese Vorlagen aufzunehmen. Diese solide Grundlage ermöglicht eine effiziente Auftragsvergabe bei jedem neuen Auftrag, minimiert Fehler und gewährleistet einen konsistenten, einheitlichen Satz von Dokumenten.“

^{Edwin Reijnders, Ausschreibungsleiter, Cegeka}

Compliance und Vertrauen: Die internen Vertrags- und Dokumentenabläufe von Cegeka wurden mit den Best Practices des Vertragsmanagements konsistent, was dazu beitrug, kostspielige Fehler zu vermeiden.

Die Gruppe war in der Lage, die Einhaltung der Vorschriften durch regelmäßige Vertragsupdates auf ganzer Linie durchzusetzen, darunter:

• Änderungen der Vorschriften und Preise.
• Währungsänderungen

Darüber hinaus bot der Zugriff auf die Dokumentenhistorie zeitbasierte Schnappschüsse der Verträge von Cegeka, einschließlich aller Änderungen und Überschreibungen, um einen umfassenden Verlauf der Änderungen bereitzustellen.

So half Docfield dem Team, Verträge mühelos zu erstellen, zu überprüfen, elektronisch zu unterzeichnen und zu überwachen, was sowohl den internen Stakeholdern als auch den Cegeka-Kunden zugute kam.

Standardisierung: Das Team Cegeka verwendete standardisierte Vorlagen, um ein einheitliches Format und Design zu gewährleisten und die rechtliche und interne Einhaltung aller Verträge zu gewährleisten.

Bessere Zusammenarbeit: Die Plattform half der Gruppe dabei, falsch interpretiertes Feedback und Prozessfrust zu vermeiden, mit dem interne Stakeholder konfrontiert sind. Alle Beteiligten konnten in Echtzeit an den neuesten Updates und Kommentaren zusammenarbeiten.

Intuitive Oberfläche: Die benutzerfreundliche Oberfläche von Docfield vereinfacht Aufgaben und macht die Verwaltung verschiedener Versionen von Verträgen auf mehreren Plattformen überflüssig. Smart Fields macht in Kombination mit bedingter Logik die Vertragsgestaltung zu einer einfachen Ausfüllaufgabe.

Effizienz: Als bevorzugte Plattform für das Vertragsmanagement reduzierte Docfield die Zeit, die Angebotsmanager damit verbrachten, ältere Dokumente und Verträge zu durchsuchen, erheblich.

Reduzierung von Fehlern: Docfield ermöglichte es dem Team, die Textblöcke als statisch oder editierbar zu kategorisieren. Das Team von Cegeka nutzte Funktionen wie Überprüfungszyklen, um zu verhindern, dass Abschnitte während der Aktualisierung von anderen bearbeitet wurden. Dies trug dazu bei, versehentliche Änderungen oder das Hinzufügen irrelevanter Details zu verhindern, wodurch Fehler und die damit verbundenen Risiken effektiv minimiert wurden.

Im Zuge der zunehmenden Nutzung von Docfield durch das Bid-Management-Team plant es, CLM-Metriken wie die folgenden zu verfolgen und zu verbessern:

• Rate der Vertragsverlängerung
• Kosten pro ausgeführtem Vertrag
• Anzahl der ausgeführten neuen Verträge

Über Docfield

Docfield ist eine Cloud-basierte CLM-Plattform (Enterprise Contract Lifecycle Management), die Teams dabei unterstützt, Angebote, Verträge, Versicherungsdokumente und Unternehmensdokumente zu erstellen, zu optimieren und zu automatisieren. Unternehmensteams aus Vertrieb, Recht, Beschaffung und Betrieb aus verschiedenen Branchen verwenden Docfield, um Smart Templates als Grundlage für ihre wiederkehrenden Dokumente zu erstellen.

Warum Docfield?

• Verträge verteilen sich nicht mehr auf mehrere Tools
• Schnellerer Vertragsprozess (80% Zeitreduzierung)
• Dokumente von besserer Qualität
• Kontrollieren Sie den Inhalt

Was macht Docfield einzigartig?

• Individuell anpassbarer Prozessablauf, der auf Zusammenarbeit ausgerichtet ist
• Immer verbundene Vorlagen mit aktiven Dokumenten
• Intuitive Benutzererfahrung
• Smart Fields zum Ersetzen von statischem Text durch die Datenvariablen und Metadaten Ihres Unternehmens
• Attraktives Preismodell

Zu den am häufigsten nachgefragten Funktionen gehören:

• Intelligente Vorlagen
• Intelligente Felder
• Bedingte Logik ohne Code
• Individuell anpassbare Arbeitsabläufe
• Integrierte Genehmigungen und Prüfprotokolle
• Fortschrittsverfolgung dokumentieren
• Statische/editierbare Textblöcke
• Versionsverwaltung
• Verwaltung der Zutrittskontrolle
• E-Signaturen
• Integration mit der Docfield API und Software von Drittanbietern

Kontaktieren Sie uns noch heute um mehr zu erfahren oder einen Termin zu vereinbaren Demo, oder melde dich für 14 Tage an kostenlose Testversion. Erfahren Sie, wie Docfield Ihren Vertragsprozess transformieren und Ihr Team dabei unterstützen kann, sein volles Potenzial auszuschöpfen.