Wie HAN jedes Jahr Tausende von Stunden beim OER-Prozess einspart
Die OER, Bildungs- und Prüfungsordnung, ist ein entscheidendes Dokument in der Hochschulbildung. Sie beinhaltet alle Bedingungen, Lehr- und Prüfungsprogramme für die Studierenden. Jede Bildungseinrichtung muss jährlich eine OER für all ihre Programme und Programmvarianten erstellen.
Dies sind umfangreiche Dokumente, an denen mehrere Abteilungen und (Rechts-) Berater beteiligt sind. Für die meisten Bildungseinrichtungen nimmt die Erstellung einer OER viel Zeit in Anspruch. Der Prozess ist oft nicht effizient organisiert und das Schreiben erfolgt in der Regel über Microsoft Word, ergänzt durch andere Kommunikationssysteme wie Outlook & Teams, Projektmanagement über Excel-Listen und Storage + Versionsmanagement über Sharepoint oder Dropbox.
Das alte OER-Verfahren
Bei der HAN Hochschule für angewandte Wissenschaften, jede OER hatte ihren eigenen Prozess. Jedes Dokument musste separat von mehreren Autoren bearbeitet und dann von verschiedenen Interessenträgern — Anwälten, Mitarbeiterbeteiligung, Management — geprüft oder genehmigt werden. Infolgedessen flogen unendlich viele Rückmeldungen und alle möglichen Versionen durch die Postfächer. Außerdem wurden OERs aus den Vorjahren nicht zentral gespeichert und waren oft schwer zu finden, vor allem, wenn man auch noch nach der richtigen Version zum Bearbeiten suchte. Als die OER schließlich veröffentlicht wurden, wurde dies durch eine weitere Abteilung (Kommunikation) erledigt, die die Dokumente auf der Website veröffentlichte. Und im Falle einer Änderung einer veröffentlichten OER wurde dieser gesamte Prozess immer wieder wiederholt.
Jedes Jahr werden bei HAN mehr als 300 OERs geschrieben. Bisher dauerte es bis zu 124 Stunden, eine einzige OER zu erstellen, und oft dauerte es bis zu 6 Monate, bis sie veröffentlicht wurde.
Das neue OER-Verfahren
Dieser Prozess könnte schneller, besser und intelligenter durchgeführt werden. Und so arbeitet die HAN seit 2018 mit Docfield zusammen. Unsere Zusammenarbeit ermöglichte es HAN, Dokumente auf einfache Weise in einer optimierten Umgebung zu erstellen, zusammenzuarbeiten und zu veröffentlichen.
Somit kann das HAN nun für jeden OER-Typ seinen eigenen Workflow erstellen. Dies gibt den Koordinatoren einen Überblick über den gesamten Schreibprozess. Darüber hinaus haben die Autoren mehr Kontrolle über ihre Inhalte, da sie mit unseren intelligenten Vorlagen arbeiten. Und so machen auch die Autoren viel weniger Fehler, da sie immer gemeinsam an derselben Version einer OER arbeiten.
Die Kommunikation zwischen verschiedenen Teams und Beratern wurde ebenfalls erheblich verbessert. Alle relevanten Personen können Kommentare posten und diesbezüglich E-Mail-Benachrichtigungen erhalten. So bleiben alle über den Fortschritt des Schreibprozesses auf dem Laufenden und die ausstehenden Punkte sind klar.
An der HAN arbeiten sie jetzt auch auf diese Weise mit ihren Studentenverträgen. Die Tutoren schreiben Bildungsvereinbarungen und Tausende von Studierenden unterzeichnen diese Vereinbarung direkt im gleichen Umfeld.
In diesem Jahr hat die Hälfte aller HAN-Akademien ihre 136 OERs mit Docfield geschrieben. Zusammen haben wir berechnet, dass sie dadurch 66% weniger Zeit für das Schreiben und Veröffentlichen der OER aufwenden. Infolgedessen hat HAN im vergangenen Jahr bereits mehr als 11.000 Stunden eingespart, weil es anders gearbeitet hat. Ab 2021 wird auch die andere Hälfte von HAN auf diese neue Art arbeiten und diese Zeitersparnis verdoppeln!
