Von der rechtlichen Prüfung zur Verhaltensänderung an der Hogeschool Rotterdam

Juli 2025: Mit smarten Vorlagen und sanfter Steuerung sorgt die Hogeschool Rotterdam für rechtssichere OERs und beeinflusst zugleich das Verhalten innerhalb der Hochschule positiv.

Das Studierendenstatut ist ein zentrales Dokument im Hochschulbereich. Es legt Vereinbarungen, Rechte und Pflichten von Studierenden fest und dient als formaler Bezugspunkt in Verfahren, Widersprüchen und Akkreditierungen. Ein wesentlicher Bestandteil des Statuts ist die Onderwijs- en Examenregeling (OER), das niederländische Pendant zur Studien- und Prüfungsordnung. Sie ist gesetzlich vorgeschrieben und gilt hochschulweit. Gleichzeitig lässt das Statut Raum für studiengangsspezifische Details wie praktische Abläufe, institutionelle Beschlüsse und die Umsetzung von Richtlinien. Trotz ihrer Bedeutung tun sich viele Hochschulen mit der Erstellung dieser Statuten schwer. Sie sind oft zu lang, fragmentiert oder werden zu spät veröffentlicht, und häufig fehlt die Kontrolle über die rechtliche Konsistenz. Immer wieder stellen sich dieselben Fragen: Was muss hinein, was gehört nicht hinein, und wie bleibt das Ganze stimmig, ohne jedes Jahr bei null anzufangen? Die Hogeschool Rotterdam geht einen anderen Weg. Unter der Leitung der Senior-Rechtsberaterin Lisa Markesteijn zeigt die Hochschule, wie smarte Vorlagen und sanfte Steuerung nicht nur zu besseren Dokumenten führen, sondern auch zu nachhaltigen Verbesserungen in der institutionellen Praxis. Auf dem Docfield-Kundentag berichtete Lisa, wie sie Docfield nutzt, um den Prozess zu strukturieren und das Verhalten positiv zu beeinflussen.

1. Nicht alles gehört in die OER

Viele Fachbereiche möchten Studierende unterstützen, indem sie in der OER ausführliche Erläuterungen anbieten. So gut gemeint das ist, birgt es rechtliche Risiken. Lisa Markesteijn betont, dass die OER rechtlich korrekt sein soll, nicht übermäßig erklärend. „Was bedeutet das für die Studierenden?“, sagt sie. „Das sollte in der digitalen Lernumgebung oder über die Studienberatung erklärt werden, nicht im rechtlichen Dokument.“ Die Trennung von rechtlichem Inhalt und Interpretation sorgt dafür, dass die OER klar, überprüfbar und regelkonform bleibt. Ein Beispiel ist die Regelung zur Studienempfehlung. Rechtlich ist sie einwandfrei, doch oft sollen Ausnahmen oder Hintergründe ergänzt werden, etwa wie sie auf Studierende anzuwenden ist, die während der Pandemie begonnen haben. Laut Lisa gehört eine solche Erklärung an eine andere Stelle. Diese Grenze zu ziehen, führt zu spürbaren Verbesserungen. Die Dokumente werden kürzer, konsistenter und leichter zu prüfen. Wenn Kolleginnen und Kollegen Schwierigkeiten haben, etwas umzuformulieren, bietet Lisa direkte Unterstützung an. „Schick es mir einfach. Ich schreibe auf, wie ich es formulieren würde.“ Das verbessert den Text und schärft das Bewusstsein für Zweck und Reichweite rechtlicher Dokumente.

2. Systeme prägen Verhalten, und Verhalten prägt Systeme

Docfield bietet Eingabefelder, Dropdown-Menüs und konfigurierbare Vorlagen. Diese eingebauten Strukturen fördern Konsistenz. Wenn Fachbereiche offene Felder zweckentfremden, um große, unnötige Textblöcke einzufügen, wird der verfügbare Platz im folgenden Jahr reduziert. Das mag streng klingen, aber es funktioniert.

„Das System prägt das Verhalten, und das Verhalten prägt im Gegenzug das System. So sieht sanfte Steuerung in der Praxis aus.“

Das Ergebnis: mehr Konsistenz, weniger Überarbeitungen und weniger rechtliche Nacharbeit. Diese Form der sanften Steuerung mag subtil sein, ist aber äußerst wirksam. Die Fachbereiche lernen nach und nach, innerhalb der richtigen Parameter zu schreiben, und richten ihr Vorgehen an rechtlichen und verfahrensbezogenen Standards aus.

3. Vorbeugen statt korrigieren

Lisa wartet nicht, bis Dokumente aus rechtlichen Gründen abgelehnt werden. Stattdessen bietet sie frühzeitig Unterstützung an, überarbeitet auf Wunsch Abschnitte und ermutigt die Fachbereiche, bei Zweifeln anzurufen. „Ich helfe lieber am Anfang, als am Ende sagen zu müssen: Das kann so nicht mehr freigegeben werden.“ Dieser Ansatz senkt die Hemmschwelle für die rechtliche Prüfung und hilft, Frust zu vermeiden. Die rechtliche Prüfung wird zu einem gemeinsamen Prozess statt zu einer Hürde. Die Fachbereiche arbeiten unterschiedlich. Manche steuern zentral, andere verteilen die Verantwortung auf mehrere Teams. Lisa passt ihr Vorgehen entsprechend an. Sie vermittelt, begleitet und schreibt manchmal sogar selbst Teile des Textes. Diese Flexibilität schafft Vertrauen, und das Ergebnis ist eine durchweg höhere Qualität.

Ergebnisse

• Weniger Fehler
• Kürzere, klarere Dokumente
• Höhere Zufriedenheit bei Kolleginnen, Kollegen und Studierenden
• Ein Studierendenstatut wurde von 174 auf 97 Seiten gekürzt

Smarte Automatisierung ist mehr als nur ein Werkzeug: Sie wirkt als Mechanismus für Verhaltensänderung. Die rechtliche Prüfung ist kein Engpass mehr, sondern eine breit getragene Form der Qualitätssicherung.

„Bleibt kritisch, arbeitet weiter zusammen und macht die Arbeit für Kolleginnen, Kollegen und Studierende einfacher und sinnvoller.“

Neugierig, wie die Hogeschool Rotterdam das in der Praxis umsetzt? Lesen Sie die vollständige Präsentation von Lisa Markesteijn (auf Niederländisch): PDF herunterladen 📄. Wir teilen regelmäßig Praxisbeispiele, Einblicke und Vorlagen. Kontaktieren Sie uns gern oder melden Sie sich für unsere nächste Session an.