Van juridische toetsing naar gedragsverandering bij Hogeschool Rotterdam

Juli 2025: Met slimme templates en zachte sturing zorgt Hogeschool Rotterdam voor juridisch sluitende OER’s en beïnvloedt zij tegelijkertijd het gedrag binnen de hogeschool in positieve zin.

Het studentenstatuut is een cruciaal document binnen het hoger onderwijs. Het legt afspraken, rechten en plichten van studenten vast en dient als formeel referentiepunt bij procedures, bezwaar en beroep en accreditaties. Een belangrijk onderdeel van het statuut is de Onderwijs- en Examenregeling (OER). Dit is een wettelijk verplicht document dat centraal binnen de hele instelling geldt. Tegelijkertijd biedt het statuut ruimte voor opleidingsspecifieke invulling, zoals praktische procedures, instellingsbesluiten en de uitwerking van beleid. Ondanks het belang ervan lopen veel instellingen tegen uitdagingen aan bij het opstellen van deze statuten. Ze zijn vaak te lang, versnipperd of worden te laat gepubliceerd, en er ontbreekt regelmatig grip op de juridische consistentie. Steeds weer komen dezelfde vragen op: wat moet erin, wat hoort er niet in, en hoe bewaak je de samenhang zonder elk jaar opnieuw te beginnen? Hogeschool Rotterdam pakt het anders aan. Onder leiding van senior juridisch adviseur Lisa Markesteijn laat de hogeschool zien hoe slimme templates en zachte sturing niet alleen leiden tot betere documenten, maar ook tot blijvende verbeteringen in de werkwijze binnen de instelling. Tijdens de klantendag van Docfield vertelde Lisa hoe zij Docfield inzet om het proces te structureren en gedrag positief te beïnvloeden.

1. Niet alles hoort in de OER

Veel instituten willen studenten helpen door in de OER uitgebreide toelichtingen op te nemen. Hoe goed bedoeld ook, deze aanpak brengt juridische risico’s met zich mee. Lisa Markesteijn benadrukt dat de OER juridisch juist moet zijn, niet overmatig uitleggend. “Wat betekent dit voor de student?”, zegt ze. “Dat hoort uitgelegd te worden in de digitale leeromgeving of via studiebegeleiding, niet in het juridische document.” Door juridische inhoud en interpretatie gescheiden te houden, blijft de OER helder, toetsbaar en rechtmatig. Een voorbeeld is de regeling rond het studieadvies. Juridisch klopt de regeling, maar instituten willen vaak uitzonderingen of achtergrond toevoegen, bijvoorbeeld hoe deze van toepassing is op studenten die tijdens de coronapandemie zijn begonnen. Volgens Lisa hoort zo’n toelichting ergens anders thuis. Het trekken van deze grens levert merkbare verbeteringen op. De documenten worden korter, consistenter en makkelijker te toetsen. Als collega’s moeite hebben om iets anders te formuleren, biedt Lisa direct ondersteuning. “Stuur het maar op. Ik schrijf op hoe ik het zou formuleren.” Dat verbetert de tekst en vergroot het bewustzijn over het doel en de reikwijdte van juridische documenten.

2. Systemen sturen gedrag, en gedrag stuurt systemen

Docfield biedt invoervelden, dropdownmenu’s en configureerbare templates. Deze ingebouwde structuren stimuleren consistentie. Wanneer instituten open velden misbruiken om grote, overbodige tekstblokken in te voegen, wordt de beschikbare ruimte het jaar daarop verkleind. Dat klinkt misschien streng, maar het werkt.

“Het systeem stuurt gedrag, en gedrag stuurt op zijn beurt het systeem. Zo ziet zachte sturing er in de praktijk uit.”

Het resultaat is meer consistentie, minder revisies en minder juridisch herstelwerk. Deze vorm van zachte sturing is misschien subtiel, maar wel zeer effectief. Instituten leren geleidelijk binnen de juiste kaders te schrijven en stemmen hun aanpak af op juridische en procedurele normen.

3. Voorkomen is beter dan corrigeren

Lisa wacht niet tot documenten op juridische gronden worden afgekeurd. In plaats daarvan biedt ze al vroeg in het proces ondersteuning, herschrijft ze op verzoek passages en moedigt ze instituten aan om te bellen als ze twijfelen. “Ik help liever aan het begin dan dat ik moet zeggen: dit kan niet meer worden goedgekeurd.” Deze aanpak verlaagt de drempel voor juridische toetsing en voorkomt frustratie. De juridische check wordt een gezamenlijk proces in plaats van een obstakel. Instituten werken op verschillende manieren. Sommige sturen centraal aan, andere verdelen de verantwoordelijkheid over teams. Lisa past haar aanpak daarop aan. Ze bemiddelt, begeleidt en schrijft soms zelfs delen van de tekst. Die flexibiliteit schept vertrouwen, en het resultaat is een hogere kwaliteit over de hele linie.

Resultaten

• Minder fouten
• Kortere, duidelijkere documenten
• Meer tevredenheid bij zowel collega’s als studenten
• Eén studentenstatuut werd teruggebracht van 174 naar 97 pagina’s

Slimme automatisering is meer dan alleen een tool: het werkt als een mechanisme voor gedragsverandering. Juridische toetsing is geen bottleneck meer, maar een breed gedragen vorm van kwaliteitsborging.

“Blijf kritisch, blijf samenwerken en maak het werk makkelijker en betekenisvoller voor collega’s én studenten.”

Benieuwd hoe Hogeschool Rotterdam dit in de praktijk toepast? Bekijk de volledige presentatie van Lisa Markesteijn: Download de PDF 📄. We delen regelmatig praktijkvoorbeelden, inzichten en templates. Neem gerust contact met ons op of meld je aan voor onze volgende sessie.