Docfield voor Enterprise

Documentbeheer op Enterprise niveau, zonder de complexiteit

Structureer, beveilig en schaal elk contract en document - in verschillende afdelingen en regio's - in één centraal platform.

Download de whitepaper Of contacteer sales

Het probleem

Verouderde processen vertragen je

Teams worden geconfronteerd met toenemende documentcomplexiteit en nalevingsrisico's. Veel voorkomende problemen zijn onder andere:

Hulpmiddelen die zijn losgekoppeld op het gebied van juridische zaken, HR, verkoop en inkoop

Gebrek aan versiebeheer voor zichtbaarheid

Blootstelling aan dankzij handmatige bediening

Inconsistente huisstijl en juridische taal

Geen enkele bron van waarheid voor kritieke documenten

„Het ging niet alleen om contracten, het was het gebrek aan zichtbaarheid, eigendom en controle dat ons tegenhield”

Hoofd bedrijfsvoering

Wereldwijd productiebedrijf

Het Docfield-voordeel

Ontworpen voor hoog volume documenten. Gebouwd voor controle.

Gecentraliseerd sjabloonbeheer

Zorg voor één enkele bron van waarheid voor alle door de wet goedgekeurde documentsjablonen. Verstuur onmiddellijk wereldwijde updates naar verschillende afdelingen.

Gedetailleerde machtigingen en toegangsbeheer

Definieer rollen per team, geografie of documenttype. Voorkom ongeoorloofde bewerkingen en bescherm gevoelige gegevens.

Klaar voor audits vanaf dag één

Elke wijziging wordt bijgehouden. Elke goedkeuring wordt geregistreerd. Elke versie wordt automatisch opgeslagen.

Ondersteuning voor meerdere entiteiten en meerdere talen

Beheer documentstandaarden in verschillende bedrijfseenheden, landen en talen — met ingebouwde lokale aanpassingen.

Integraties op bedrijfsniveau

Je kunt naadloos verbinding maken met je technische stack, waaronder SAP, Oracle, Salesforce, Dynamics 365, Workday, Microsoft 365, Google Workspace, Azure AD, Okta en meer.

CRM-integratie

Maak in documenten optimaal gebruik van je CRM-gegevens - zonder handmatig kopiëren en plakken

Koppel Docfield rechtstreeks aan je CRM om het aanmaken van contracten te automatiseren en handmatig werk tot 70% te verminderen.

Voorbeelden van automatisering:

Automatisch genereren contracten wanneer een deal een bepaald stadium bereikt

Ondertekende PDF's en metagegevens synchroniseren terug naar het CRM

Routecontracten naar juridische en financiële zaken voor beoordeling

Contracten verzenden voor ondertekening, volg hun status

Hoe het werkt; Use Case

Voorbeeldworkflow: Salesforce + Docfield

Stap 1:

Verkoopvertegenwoordiger markeert de kans als „Voorstel”

Stap 2:

Wettelijke goedkeuring vereist

Stap 3:

Doc naar klant gestuurd

Stap 4:

Status: Ondertekend

Stap 5:

Verlengingslogica geactiveerd

Docfield-actie

Het contract wordt gegenereerd op basis van dealgegevens.

Docfield-actie

Workflow stuurt het document naar een juridische instantie voor ondertekening

Docfield-actie

E-handtekening aangevraagd via een beveiligde link

Docfield-actie

Ondertekende PDF en metagegevens worden weer gesynchroniseerd naar Salesforce

Docfield-actie

CRM stelt de accountmanager 60 dagen voor de vervaldatum op de hoogte

„Nu Docfield en Salesforce verbonden zijn, hebben we 40% sneller deals gesloten. Legal ziet nooit meer verouderde sjablonen.”

VP-verkoopondersteuning

SaaS-bedrijf EMEA

Wat klanten zeggen

„We gebruiken Docfield om OER's te schrijven. De auteurs, commentatoren en adviseurs gebruiken het product graag. Als coördinator ben ik het meest tevreden over het gebruiksgemak.”

Raimond van Mouche

Beleidsadviseur

„Het is heel fijn om je eigen formats onder controle te houden. En je moet niet bang zijn dat het ingewikkeld is, want het spreekt voor zich, en dat vind ik echt leuk.”

Lisa Markesteijn

Senior jurist

„Het opstellen van de OER gebeurt op een toegankelijke, intuïtieve manier. Ook het samenwerken in hetzelfde document en de medezeggenschap wordt zeer gewaardeerd.”

Monique Bicknese

Secretaris College van Bestuur

„Admissie verbeteren betekent sneller en studentvriendelijker zijn, terwijl we onze teams de juiste tools geven om tijd te besparen op repetitieve administratie. Die tijd kunnen zij weer investeren in wat er echt toe doet.”

Hamish Horton

Director of Admissions

„Sinds we Docfield gebruiken, besparen we tot 80% tijd op contracten met zakelijke klanten.”

Hans Hantson

Bedrijfsontwikkelaar EMEA

„Steeds meer van onze afdelingen en faculteiten kiezen ervoor om met deze software te werken. Dat is naar mijn mening genoeg gezegd.”

Mo van Dijk

Beleidsmedewerker

80%

reductie in de lengte van de verkoopcyclus

3 weken

bespaard op het OER-proces

66%

toename in efficiëntie

Meer weten over hoe we onze klanten helpen?

Bekijk alle verhalen van klanten

Use cases

Workflows van juridisch tot verkoop tot HR

Master Service Agreements (MSA's)

Geheimhoudingsovereenkomsten (NDA's)

Contracten met leveranciers

Gegevensverwerkingsovereenkomsten (GDPR, CCPA)

Documentatie voor aanbestedingen

Wereldwijde onboardingpakketten voor werknemers

Use cases

Beveiliging op bedrijfsniveau, zonder compromissen

Docfield is gebouwd met privacy als kern. Je gegevens worden veilig gehost in de Europese Unie en het hele platform is ontworpen om vanaf het begin te voldoen aan de GDPR-normen. Encryptie, toegangscontroles en transparantie maken allemaal deel uit van de manier waarop we je informatie elke dag beschermen.

End-to-end-codering

Je documenten en gegevens worden tijdens het transport versleuteld, waardoor vertrouwelijkheid in elke fase van je workflow wordt gegarandeerd.

Op rollen gebaseerde toegangscontrole

Bepaal wie documenten kan bekijken, bewerken en goedkeuren met gedetailleerde gebruikersrechten die zijn afgestemd op de structuur van je organisatie.