Docfield für Enterprise

Enterprise-Dokumentenkontrolle ohne Komplexität

Strukturieren, sichern und skalieren Sie jeden Vertrag und jedes Dokument – abteilungs- und länderübergreifend – in einer zentralen Plattform.

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Das Problem

Legacy-Prozesse bremsen Sie aus

Enterprise-Teams stehen vor wachsender Dokumentenkomplexheit und Compliance-Risiken. Typische Probleme:

Isolierte Systeme in Recht, HR, Vertrieb und Einkauf

Fehlende Versionskontrolle und Transparenz

Compliance-Risiken durch manuelle Verarbeitung

Inkonsistente Markenführung und Rechtssprache

Keine einzige Informationsquelle für kritische Dokumente

„Es ging nicht nur um Verträge – es war der Mangel an Transparenz, Verantwortlichkeit und Kontrolle, der uns zurückgehalten hat.“

Head of Operations

Globales Produktionsunternehmen

Der Docfield-Vorteil

Für Skalierung konzipiert. Für Kontrolle gebaut.

Zentralisiertes Vorlagenmanagement

Eine einzige Informationsquelle für alle rechtlich freigegebenen Dokumentvorlagen. Globale Aktualisierungen abteilungsübergreifend sofort ausrollen.

Granulare Berechtigungen & Zugriffskontrolle

Rollen nach Team, Region oder Dokumenttyp festlegen. Unbefugte Bearbeitungen verhindern und sensible Daten schützen.

Prüfbereit vom ersten Tag an

Jede Änderung wird nachverfolgt. Jede Genehmigung protokolliert. Jede Version gespeichert – automatisch.

Mehrsprachige Unterstützung für mehrere Einheiten

Dokumentenstandards über Geschäftseinheiten, Länder und Sprachen hinweg verwalten – mit integrierten lokalen Anpassungen.

Enterprise-Integrationen

Nahtlose Verbindung zu Ihrem Tech-Stack – inkl. SAP, Oracle, Salesforce, Dynamics 365, Workday, Microsoft 365, Google Workspace, Azure AD, Okta und mehr.

CRM-Integration im Detail

Dokumente mit Ihren CRM-Daten befüllen – kein manuelles Kopieren mehr

Verbinden Sie Docfield direkt mit Ihrem CRM, um die Vertragserstellung zu automatisieren und den manuellen Aufwand um bis zu 70 % zu reduzieren.

Automatisierungsbeispiele:

Verträge automatisch erstellen, wenn ein Deal eine bestimmte Phase erreicht

Unterzeichnete PDFs und Metadaten zurück ins CRM synchronisieren

Verträge zur Prüfung an Recht und Finanzen weiterleiten

Verträge zur Unterzeichnung versenden und Status verfolgen

So funktioniert es; Anwendungsfall

Beispiel-Workflow: Salesforce + Docfield

Schritt 1:

Vertriebsmitarbeiter markiert Opportunity als „Angebot“

Schritt 2:

Rechtliche Genehmigung erforderlich

Schritt 3:

Dokument an Kunden versandt

Schritt 4:

Status: Unterzeichnet

Schritt 5:

Verlängerungslogik aktiviert

Docfield-Aktion

Vertrag wird aus Deal-Daten generiert.

Docfield-Aktion

Workflow leitet Dokument zur Freigabe an Rechtsteam weiter

Docfield-Aktion

eSignatur über sicheren Link angefordert

Docfield-Aktion

Unterzeichnetes PDF und Metadaten zurück nach Salesforce synchronisiert

Docfield-Aktion

CRM benachrichtigt Account Manager 60 Tage vor Ablauf

„Mit Docfield und Salesforce verbunden, haben wir Deals 40 % schneller abgeschlossen. Veraltete Vorlagen sind kein Thema mehr für das Rechtsteam.“

VP Sales Enablement

EMEA SaaS-Unternehmen

Was Kunden sagen

„Seit wir mit Docfield arbeiten, sparen wir bei Verträgen mit Enterprise-Kunden bis zu 80 Prozent der Zeit.“

Hans Hantson

Business Developer EMEA

„Es ist angenehm, die eigenen Formate in der Hand zu behalten. Und man muss keine Komplexität befürchten - es erklärt sich von selbst.“

Lisa Markesteijn

Senior Lawyer

„Bessere Zulassungsverfahren heißt: schneller reagieren, näher an den Studierenden sein - und den Teams die Zeit zurückgeben, die sonst in wiederkehrender Verwaltung steckt.“

Hamish Horton

Director of Admissions

„Wir schreiben unsere Prüfungsordnungen in Docfield. Autoren, Kommentierende und Beratende arbeiten gern damit. Mich als Koordinator freut vor allem, wie unkompliziert es ist.“

Raimond van Mouche

Policy Advisor

„Ordnungen und Studiengangsbeschreibungen zu schreiben ist jetzt ein nachvollziehbarer Prozess. Dass mehrere gleichzeitig im selben Dokument arbeiten können und sich Beteiligung steuern lässt, wird sehr geschätzt.“

Monique Bicknese

Secretary of the Executive Board

„Immer mehr Abteilungen und Fakultäten entscheiden sich dafür. Das sagt genug.“

Mo van Dijk

Policy Officer at HAN University

80%

kürzere Vertriebszyklen

3 Wochen

eingespart bei der Studiengangsbeschreibung

66%

höhere Effizienz

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Anwendungsfälle

Workflows von Recht über Vertrieb bis HR

Rahmendienstleistungsverträge (MSAs)

Geheimhaltungsvereinbarungen (NDAs)

Lieferantenverträge

Auftragsverarbeitungsverträge (DSGVO, CCPA)

Beschaffungsdokumentation

Globale Mitarbeiter-Onboarding-Pakete

Anwendungsfälle

Enterprise-Sicherheit ohne Kompromisse

Datenschutz ist bei Docfield von Grund auf verankert. Ihre Daten werden sicher in der EU gehostet, und die Plattform ist darauf ausgelegt, DSGVO-Standards von Anfang an zu erfüllen.