Snel, veilig en intuïtief een OER schrijven bij Inholland

“De wettelijk verplichte onderdelen uit de Onderwijs- en Examenregeling (OER) voor de student en de docent vindbaar, toegankelijk en leesbaar maken.” Dat was volgens Sofie Odekerken (teamleider Juridische Zaken) aanleiding voor Hogeschool Inholland om het schrijfproces van de OER te digitaliseren in samenwerking met Docfield.

Het opstellen van een opleidings-OER neemt veel tijd in beslag. Bij het schrijven zijn mensen van verschillende afdelingen betrokken en de samenwerking tussen collega’s loopt niet altijd even soepel. In het verleden  werden er soms meerdere versies van hetzelfde document rondgemaild en zo slopen er ongemerkt fouten in. Stuk voor stuk risico’s die vertraging en fouten kunnen veroorzaken.

Beter samenwerken
Sofie: “Inholland werkte voorheen met OIA, de Onderwijs Informatie Applicatie. Dat programma was aan het einde van z’n levenscyclus. Daardoor liep regelmatig alles vast en dat gebeurt dan natuurlijk altijd vlak voor de zomervakantie. Stress en gefrustreerde collega’s waren het gevolg. Daarom zijn we op zoek gegaan naar een nieuwe applicatie. We hebben gekozen voor een samenwerking met Docfield (voorheen OER-write), een in Nederland ontwikkeld programma dat ervoor zorgt dat de informatievoorziening voor studenten en medewerkers beter aansluit bij de behoeften. Bovendien is met Docfield het schrijfproces verbeterd, wordt er tijd bespaard en verloopt de samenwerking soepeler.”

Een specifieke OER voor iedere opleiding
Inholland is begonnen met pilots bij verschillende opleidingen. In het nieuwe programma kan de kader-OER worden geïntegreerd met het opleidingsspecifieke deel tot één opleidings-OER. Iedere opleiding krijgt zo een eigen OER, waarin direct opleidingsspecifieke informatie kan worden ingevuld bij het betreffende artikel. Sofie: “Zo is relevante informatie sneller terug te vinden voor studenten, docenten en andere gebruikers. Met de overgang naar Docfield is bewust de keuze gemaakt om de opleidings-OER in te richten zoals de wetgever dit heeft bedoeld.”

“Onze collega’s zijn blij met Docfield. Het opstellen van de OER gebeurt op een toegankelijke, intuïtieve manier. Ook de mogelijkheid om samen in het document te werken en de medezeggenschap via Docfield vorm te geven, wordt zeer gewaardeerd."

— Monique Bicknese, secretaris College van Bestuur en voormalig teamleider Juridische Zaken bij Inholland.

Koudwatervrees
Sofie: “Docfield was een jong, startend bedrijf. Inmiddels zijn ze al een stuk groter, maar de samenwerking is nog altijd fijn. Er was eerlijk gezegd best wat koudwatervrees binnen de hogeschool. Veel collega's werken graag volgens de patronen die ze al jaren kennen en moesten bijvoorbeeld wennen aan het feit dat je nu tegelijk kunt samenwerken in een document. Dat is anders dan Word-documenten rondsturen. Gelukkig waren er een paar dappere opleidingen die met Docfield aan de slag wilden en zij zijn nu onze ambassadeurs. Inmiddels werken alle opleidingen met het programma. We hebben we een weblecture over Docfield en we geven trainingen aan schrijvers en de medezeggenschap over de functionaliteiten in Docfield. Het programma werkt zo intuïtief, dat één training vaak voldoende is.”

Als collega’s eenmaal met het programma werken, zijn ze enthousiast. Sofie: “De meesten zijn er nu wel aan gewend en we krijgen nog maar zelden vragen. Ik durf het daarom inmiddels wel een geslaagd project te noemen. We blijven proberen om de laatste mensen ook nog te enthousiasmeren. De regie ligt immers bij de opleidingen. Ik kan zelf alleen maar benadrukken dat werken met Docfield risico's verkleint, duidelijkheid oplevert en tijd bespaart. Ik vind het een belangrijke verbeterslag.”

Medezeggenschap
Ook Monique Bicknese, secretaris van het College van Bestuur van Inholland en van huis uit bedrijfsjurist, is enthousiast: “Onze collega’s zijn blij met Docfield. Het opstellen van de OER gebeurt op een toegankelijke, intuïtieve manier. Ook de mogelijkheid om samen in het document te werken en de medezeggenschap via Docfield vorm te geven, wordt zeer gewaardeerd.”