Schnelle, sichere und intuitive Modulhandbücher und Prüfungsordnungen an der Inholland

In den Niederlanden sind Hochschulen für angewandte Wissenschaften gesetzlich verpflichtet, eine sogenannte OER (Onderwijs- en Examenregeling) zu erstellen – das niederländische Pendant zu Modulhandbüchern und Prüfungsordnungen. Sie umfasst sowohl die Beschreibung des Studiengangs als auch die akademischen Regelungen, einschließlich der rechtlich sensiblen Prüfungsordnungen.

„Die gesetzlich vorgeschriebenen Bestandteile der Studien- und Prüfungsordnung zugänglich, leicht auffindbar und für Studierende wie Lehrende lesbar zu machen.“ Das war laut Sofie Odekerken, Leiterin Rechtsangelegenheiten an der Hochschule Inholland, der Anlass, den Erstellungsprozess dieser Dokumente gemeinsam mit Docfield zu digitalisieren.

Die Erstellung von Modulhandbüchern und Prüfungsordnungen ist sehr zeitaufwändig. Mehrere Abteilungen sind beteiligt, und die Zusammenarbeit zwischen Kolleginnen und Kollegen verläuft nicht immer reibungslos. Früher wurden mehrere Versionen desselben Dokuments per E-Mail hin und her geschickt, was zu unbemerkten Fehlern führte. Jeder dieser Faktoren brachte Risiken mit sich, die Verzögerungen und Fehler verursachen konnten.

Bessere Zusammenarbeit

Sofie: „Inholland arbeitete früher mit OIA, der Education Information Application. Dieses System war am Ende seines Lebenszyklus und stürzte regelmäßig ab – meist kurz vor den Sommerferien. Die Folge waren Stress und frustrierte Kolleginnen und Kollegen. Deshalb haben wir nach einer neuen Lösung gesucht. Wir haben uns für Docfield (früher OER-write) entschieden – eine in den Niederlanden entwickelte Lösung, die Informationen für Studierende und Mitarbeitende besser auf deren Bedürfnisse abstimmt. Darüber hinaus hat Docfield den Schreibprozess verbessert, spart Zeit und ermöglicht eine reibungslosere Zusammenarbeit.“

Eigene Regelungen für jeden Studiengang

Inholland startete mit Pilotprojekten in mehreren Studiengängen. Im neuen System kann der institutionelle Rahmen mit dem studiengangsspezifischen Teil zu einem vollständigen Set aus Modulhandbuch und Prüfungsordnung zusammengeführt werden. Jeder Studiengang verfügt damit über eine eigene Version, in die studiengangsspezifische Details direkt im jeweiligen Artikel eingetragen werden können.

Sofie: „Das bedeutet, dass Studierende, Lehrende und andere Nutzende relevante Informationen schneller finden. Mit dem Wechsel zu Docfield haben wir bewusst darauf geachtet, diese Regelungen so zu strukturieren, wie es der Gesetzgeber vorgesehen hat.“

Positive Reaktionen

„Unsere Kolleginnen und Kollegen sind sehr zufrieden mit Docfield. Das Erstellen von Modulhandbüchern und Prüfungsordnungen ist nun ein zugänglicher, intuitiver Prozess. Auch die Möglichkeit, gemeinsam in einem Dokument zu schreiben und Mitbestimmung über Docfield zu gestalten, wird sehr geschätzt.“

— Monique Bicknese, Sekretärin des Hochschulvorstands und ehemalige Leiterin Rechtsangelegenheiten bei Inholland

Widerstände gegen Veränderung überwinden

Sofie: „Docfield war damals ein junges Start-up. Inzwischen ist das Unternehmen stark gewachsen, aber die Zusammenarbeit ist nach wie vor hervorragend. Ehrlich gesagt gab es innerhalb der Hochschule auch Widerstand. Viele Kolleginnen und Kollegen hängen an gewohnten Routinen, und sie mussten sich erst an den Gedanken gewöhnen, gleichzeitig in einem Dokument zu arbeiten. Das ist etwas anderes, als Word-Dokumente herumzuschicken. Glücklicherweise waren einige mutige Fachbereiche bereit, mit Docfield zu starten – und sind seither zu unseren Botschaftern geworden. Heute nutzen alle Studiengänge die Plattform. Wir haben eine Web-Lecture zu Docfield und bieten Schulungen für Autorinnen, Autoren und Mitbestimmungsgremien an. Das System ist so intuitiv, dass eine Schulung in der Regel ausreicht.“

Sobald Kolleginnen und Kollegen mit dem System arbeiten, werden sie zu Befürwortern. Sofie: „Die meisten sind inzwischen daran gewöhnt, und es gibt kaum noch Rückfragen. Ich würde sagen, dieses Projekt ist ein Erfolg. Wir versuchen weiterhin, die letzten Skeptiker zu überzeugen. Schließlich behalten die Studiengänge selbst die Kontrolle. Ich kann nur immer wieder betonen, dass die Arbeit mit Docfield Risiken reduziert, Klarheit schafft und Zeit spart. Für mich ist das eine wichtige Verbesserung.“

Mitbestimmung einfacher gestalten

Monique Bicknese, Sekretärin des Hochschulvorstands bei Inholland und ausgebildete Unternehmensjuristin, ist ebenfalls sehr positiv gestimmt: „Unsere Kolleginnen und Kollegen sind zufrieden mit Docfield. Das Erstellen von Modulhandbüchern und Prüfungsordnungen ist ein zugänglicher und intuitiver Prozess. Die Möglichkeit, gemeinsam an einem Dokument zu arbeiten und die Mitbestimmung über Docfield zu ermöglichen, wird sehr geschätzt.“