AgilePoint schließt Enterprise-Deals 5x schneller mit Docfield

AgilePoint, eine Plattform für Business Process Management und Low-Code-Entwicklung, suchte nach Möglichkeiten, den eigenen Sales-Prozess zu optimieren. Da das Unternehmen Kunden weltweit unterstützt, beanspruchten Vertragsverhandlungen Zeit und Energie aus den Bereichen Sales, Legal und Procurement. AgilePoint wandte sich an Docfield – und veränderte den Sales-Prozess nachhaltig zum Besseren.

AgilePoint wuchs Jahr für Jahr stetig, doch Hans Hantson, Business Development Director, war bereit für mehr. Auf seiner Suche nach Optimierungsmöglichkeiten im Vertrieb stieß er auf die intelligente Dokumentenmanagement-Software von Docfield. In Zeiten wie diesen müssen Unternehmen nicht härter, sondern smarter arbeiten. Das könnte die perfekte Antwort auf Hans' Suche nach schnelleren Workflows und effizienter weltweiter Zusammenarbeit sein.

Drei Engpässe im Vertrieb

„Gemeinsam mit Docfield sind wir direkt eingestiegen und haben verschiedene Möglichkeiten erkundet. Dabei haben wir drei zentrale Engpässe im aktuellen Sales-Prozess identifiziert: Kommunikation, Steuerung und Zusammenarbeit“, erklärt Hans Hantson.

1. Ineffiziente Kommunikation
   Wurde ein Verkaufsvertrag mit dem Kunden geteilt, folgte fast immer eine endlose Kette aus E-Mails, Telefonaten, Textnachrichten und Meetings – über Wochen hinweg. Dieses ständige Hin und Her um jede kleinste Anpassung konnte Verhandlungen wochen-, wenn nicht monatelang ins Stocken bringen.
2. Mangelnde Steuerung
   Es folgten Verhandlungen – wiederum über Wochen. Manchmal sogar zu Teilen, die gar nicht zur Diskussion stehen sollten. Beim Teilen eines Vertrags im Word- oder PDF-Format wurden andere Parteien unbeabsichtigt dazu eingeladen, jede einzelne Klausel zu kommentieren.
3. Asynchrone Zusammenarbeit
   Und schließlich musste der Vertrieb mit den internen Procurement- und Legal-Teams zusammenarbeiten – wieder per Vertragsversand in Word oder PDF und Warten auf Änderungen und Kommentare.

Klar war: Alle Beteiligten könnten enorm viel Zeit sparen, wenn sie gemeinsam in Echtzeit am selben Vertrag arbeiten könnten. Hier kommt Docfield ins Spiel.

Den Sales-Prozess beschleunigen

„Nachdem wir die Schwachstellen in unserem Sales-Prozess definiert hatten, begann die eigentliche Arbeit. Wir haben keine Zeit verloren und sofort begonnen, die Docfield-Software zu testen. Bevor wir es uns versahen, waren wir teamweit im produktiven Einsatz“, so Hans weiter.

Das Onboarding verlief sehr zügig. Die intuitiven Designprinzipien des Produkts ermöglichen einen relativ einfachen Roll-out für alle, die digital versiert sind. Nach dem Abschluss (soweit das möglich ist – Onboarding ist ein fortlaufender Prozess) war der Weg zu einem effizienteren Vertriebsprozess bei AgilePoint frei.

Kommunikation

Verschiedene Funktionen für Workflow-Management wurden eingeführt. Dokumenten-Verantwortliche können nun pro Vertragsphase Zuständigkeiten zuweisen, Fristen setzen und automatische Benachrichtigungen an alle relevanten Stakeholder auslösen. Zudem unterstützen alle Vorlagen und Dokumente Kommentare, um die Kommunikation außerhalb des Dokuments auf ein Minimum zu reduzieren.

Steuerung

Verschiedenen Stakeholdern können unterschiedliche Rollen zugewiesen werden. Contract Creators können beispielsweise festlegen, welche Teile des Vertrags von Sales-Teams oder Kunden geändert werden dürfen – und welche Teile fixiert bleiben.

„Die Gespräche mit unseren Kunden haben sich grundlegend verändert. Ab sofort lassen wir den Vertrag die Diskussion lenken. Die Benutzeroberfläche von Docfield führt das Meeting intuitiv, indem sie sichtbar macht, was bearbeitbar ist – und vor allem, was nicht veränderbar ist und damit nicht zur Diskussion steht. Allein das spart AgilePoint unzählige Stunden, weil unproduktive Diskussionen entfallen“, erklärt der zufriedene Business Development Manager. 

Zusammenarbeit

Sales-Teams, Legal, Procurement und sogar Kunden können gleichzeitig und in Echtzeit in Docfield arbeiten. Beschreibungen in den Vorlagen zeigen allen Beteiligten genau, was wann und wo von ihnen erwartet wird.

Legal-Kolleginnen und -Kollegen müssen nur die zur Änderung freigegebenen Teile prüfen. Das steigert die Effizienz und reduziert die Prüfzeit pro Vertrag erheblich. Das Versionsmanagement sorgt zugleich dafür, dass keine Änderungen übersehen werden und keine fehlerhaften Klauseln versehentlich freigegeben werden.

Weniger Zeit und weniger Fehler pro Vertrag

Hans ergänzt: „Seit wir Docfield nutzen, sparen wir bis zu 80 % Zeit bei Vertragsverhandlungen mit Enterprise-Kunden. Alle Parteien kommunizieren synchron und effizient in Docfield. Das reduziert Fehler, weil wir nie wieder falsche Versionen verschicken. Unser Sales-Prozess hat sich grundlegend verändert.“

AgilePoint und Docfield werden ihre enge Zusammenarbeit fortsetzen, da Kundenfeedback einen sehr hohen Stellenwert hat. Innovative Produkt-Updates entstehen für und mit Kunden. Kürzlich wurden ein In-App-Onboarding-Guide, Verbesserungen der Benutzeroberfläche sowie Kollaborations-Updates veröffentlicht – für ein noch besseres Kundenerlebnis.