Agilepoint: Unternehmen fünfmal schneller schließen mit Docfield

AgilePoint, eine Plattform für Geschäftsprozessmanagement und Low-Code-Entwicklung, suchte nach Möglichkeiten, ihren Verkaufsprozess zu optimieren. Während sie Kunden auf der ganzen Welt unterstützen, haben Verkaufsverhandlungen und Vertragsgespräche die Verfügbarkeit und Energie der Vertriebs-, Rechts- und Einkaufsabteilungen aufgebraucht. Sie wandten sich an Docfield, um Rat zu erhalten, und änderten ihren Verkaufsprozess zum Besseren.

AgilePoint wuchs Jahr für Jahr stetig, aber Hans Hantson, Business Development Director, war bereit für mehr. Auf seiner Suche nach Vertriebsoptimierung stieß er auf die intelligente Dokumentenverwaltungssoftware von Docfield. In Zeiten wie diesen müssen Unternehmen intelligenter arbeiten, nicht härter. Dies könnte die perfekte Antwort auf Hans' Suche nach schnelleren Arbeitsabläufen und effizienter weltweiter Zusammenarbeit sein.

Drei Vertriebsengpässe

„Wir sind direkt mit Docfield losgegangen und haben verschiedene Möglichkeiten untersucht. Wir haben drei Hauptengpässe im aktuellen Verkaufsprozess festgestellt: Kommunikation, Leitung und Zusammenarbeit „, erklärt Hans Hantson.

1. Ineffiziente Kommunikation
   Ein Kaufvertrag wurde mit dem Kunden geteilt und was immer folgte, war eine endlose Kette von E-Mails, Telefonanrufen, Textnachrichten, Besprechungen,... wochenlang. Dieses endlose Hin und Her über jede winzige Iteration konnte die Verhandlungen für Wochen, wenn nicht sogar Monate zum Erliegen bringen.
2. Fehlende Richtung
   Als nächstes stehen wieder wochenlange Verhandlungen an. Manchmal sogar über Teile, die nicht zur Diskussion standen. Beim Teilen eines Vertrags im Word- oder PDF-Format wurden andere Parteien unbeabsichtigt aufgefordert, jede Klausel im Dokument zu kommentieren.
3. Asynchrone Zusammenarbeit
   Und schließlich musste der Vertrieb mit den internen Einkaufs- und Rechtsteams zusammenarbeiten. Der Vertrag wurde erneut im Word- oder PDF-Format gesendet und auf Änderungen und Kommentare von ihrer Seite gewartet.

Man kann mit Sicherheit sagen, dass alle Parteien viel Zeit sparen könnten, wenn sie alle in Echtzeit an demselben Vertrag zusammenarbeiten könnten. Betreten Sie Docfield!

Beschleunigung des Verkaufsprozesses

„Nachdem wir die Mängel in unserem Verkaufsprozess definiert hatten, begann die eigentliche Arbeit. Wir haben keine Zeit mehr verschwendet und sofort angefangen, die Software von Docfield zu testen! Bevor wir es überhaupt merkten, waren wir in verschiedenen Teams einsatzbereit. „, fährt Hans fort.

Der Onboarding-Prozess wurde sehr schnell eingeleitet. Die intuitiven Prinzipien des Produktdesigns machen den Einsatz des Tools für jeden, der digital versiert ist, relativ einfach. Nach Abschluss (soweit möglich, da das Onboarding ein nie endender Prozess ist), war der Weg zu einem effizienteren Verkaufsprozess bei AgilePoint weit offen!

Kommunikation

Verschiedene Workflow-Management-Funktionen wurden eingeführt. Die Eigentümer von Dokumenten können nun jeder Vertragsphase die Verantwortung zuweisen, Fristen festlegen und sogar Benachrichtigungen an alle relevanten Stakeholder automatisieren. Darüber hinaus unterstützen alle Vorlagen und Dokumente Kommentare, um die Kommunikation außerhalb des Dokuments zu minimieren.

Richtung

Verschiedene Rollen können verschiedenen Stakeholdern zugewiesen werden. Vertragsersteller können jetzt beispielsweise festlegen, welche Teile des Vertrags von den Vertriebsteams oder ihren Kunden geändert werden können, während andere Teile des Vertrags gesperrt werden.

„Die Gespräche mit unseren Kunden haben sich komplett geändert. Von nun an lassen wir den Vertrag die Diskussion kanalisieren. Die Benutzeroberfläche von Docfield leitet das Meeting instinktiv, indem sie zeigt, was bearbeitet werden kann. Und was noch wichtiger ist, was nicht geändert werden kann und daher nicht zur Diskussion steht. Alleine das spart AgilePoint unzählige Stunden, da unproduktive Diskussionen verhindert werden. „, stellt der zufriedene Business Development Manager klar.

Zusammenarbeit

Vertriebsteams, Rechtsabteilungen, Beschaffung und sogar Kunden können alle gleichzeitig und in Echtzeit in Docfield arbeiten. Durch die Beschreibungen in den Vorlagen wissen zwar alle Dokumentbenutzer genau, was von ihnen erwartet wird, wann und wo.

Juristische Kollegen müssen nur die Teile überprüfen, die geändert werden können. Das steigert die Effizienz und reduziert den Zeitaufwand für die Überprüfung pro Vertrag erheblich. Das Versionsmanagement stellt zudem sicher, dass die verantwortlichen Parteien keine Änderungen verpassen und versehentlich fehlerhafte Klauseln genehmigen.

Reduzierung von Zeit und Fehlern pro Vertrag

Hans fährt fort: „Seit wir Docfield verwenden, sparen wir bis zu 80% Zeit bei Vertragsgesprächen mit Unternehmenskunden ein. Alle Parteien kommunizieren synchron und effizient in Docfield. Dies begrenzt Fehler, da wir nie wieder falsche Versionen teilen. Unser Verkaufsprozess hat sich dramatisch verändert.“

AgilePoint und Docfield werden weiterhin eng zusammenarbeiten, da sie das Feedback der Kunden sehr schätzen. Innovative Produktupdates werden für und mit Kunden entwickelt. Für ein besseres Kundenerlebnis wurde kürzlich ein In-App-Leitfaden für Onboarding, Verbesserungen der Benutzeroberfläche und Updates zur Zusammenarbeit veröffentlicht.