Hochschule der Künste Utrecht (HKU) verbessert Erstellung und Organisation von Modulhandbüchern mit Docfield

Ein smarter Ansatz für akademische Compliance

Wir freuen uns bekannt zu geben, dass die Hochschule der Künste Utrecht (HKU) sich für Docfield entschieden hat, um die Erstellung und Verwaltung ihrer Onderwijs- en Examenregelingen (OERs) zu modernisieren. In den Niederlanden vereinen diese gesetzlich vorgeschriebenen Dokumente Elemente, die andernorts meist auf ein Modulhandbuch und eine Prüfungsordnung verteilt sind. Sie legen die Rechte und Pflichten von Studierenden und Mitarbeitenden fest, und ihre Konsistenz und Klarheit sind für jeden Studiengang der Hochschule entscheidend.
Jedes Jahr veröffentlicht die HKU rund 45 OERs auf Basis eines zentralen Mustervorlagendokuments. Angesichts wachsender Komplexität und eines dezentralen Autorenprozesses suchte die Hochschule nach einem smarteren Weg, hochwertige und konforme Dokumente zu erstellen, ohne unnötige Mehrarbeit für die Mitarbeitenden zu schaffen.

Von verstreuter Bearbeitung zu strukturierter Zusammenarbeit

Zuvor bedeutete die Erstellung der OERs manuelles Bearbeiten von Dokumenten, Versionierung per E-Mail oder Nextcloud und eine unklare Aufgabenverteilung. Mit Docfield stellt die HKU auf einen vollständig digitalen, nachvollziehbaren Prozess um, mit wiederverwendbaren Vorlagen, rollenbasierten Zugriffsrechten und klaren Fristen, unterstützt durch den intelligenten Editor und die integrierten Freigabeprozesse von Docfield.

Implementierung startet im September 2025

Die Implementierung beginnt im September mit dem Aufbau einer soliden zentralen Vorlage für das Muster-OER. Von dort aus erzeugen alle einzelnen Studiengänge ihre eigenen Versionen direkt in Docfield, auf Basis modularer Bausteine und vordefinierter Regeln. Der gesamte Lebenszyklus, vom Entwurf und der internen Prüfung bis zur Veröffentlichung und zu künftigen Aktualisierungen, wird in einer sicheren, kollaborativen Umgebung gesteuert.
Künftige Phasen können auch einen breiteren Einsatz für Richtliniendokumente, akademische Protokolle und mehr umfassen.

Ein Wort von der HKU

„Docfield bringt Struktur und Ruhe in einen komplexen Prozess. Dank der vordefinierten Vorlagen und der Versionskontrolle arbeiten wir besser zusammen und vermeiden Fehler.“

Marjolein van Leuken, Bildungskoordinatorin, HKU

„Mit Docfield erwarten wir, die Erstellung einer hochwertigen OER zu vereinfachen und früher abzuschließen. Davon profitiert nicht nur unsere Organisation, sondern auch die Studierenden.“

Volkert Visser, Direktor für Lehre und Studierendenangelegenheiten, HKU

Was das für den Hochschulbereich bedeutet

Die HKU gehört zu einer wachsenden Gruppe von Einrichtungen, die den Umgang mit zentralen akademischen Dokumenten grundlegend verändern. Der Schritt spiegelt einen größeren Trend wider: weg von verstreuten Word-Dateien und E-Mail-Verläufen, hin zu intelligenten, integrierten Plattformen, die die Compliance verbessern, Zeit sparen und Risiken senken. Gemeinsam mit der HKU bauen wir einen zukunftssicheren Dokumentenprozess auf, der für Mitarbeitende und Studierende gleichermaßen funktioniert.