Erste Erfahrungen der Hogeschool Utrecht mit Docfield

Kontext

Jahrelang war die Erstellung von Modulhandbüchern und Studienführern an der Hogeschool Utrecht (HU) ein arbeitsintensiver und fehleranfälliger Prozess – mit vielen Kontakten, Autorinnen und Autoren, Textversionen und Frustrationen. Die Einführung von Docfield hat diesen Prozess deutlich nutzerfreundlicher gestaltet. Die ersten Dokumente sind nun erstellt, und die HU hat kürzlich den Blogbeitrag „Wie schlägt sich die App in der Praxis?“ veröffentlicht. Laut HU ist Docfields OER Write ein transparentes System; die Nutzererfahrung und wichtigsten Vorteile aus dem Blog sind im Folgenden zusammengefasst.

Die HU-Nutzererfahrung mit Docfield

Eine der ersten Nutzerinnen ist Jennifer van Triest: „Es ist eine enorme Verbesserung gegenüber dem früheren Vorgehen. Es ist keine erweiterte Word- oder PDF-Version, sondern ein eigenständiges System, das vollständig auf das zugeschnitten ist, was für die Erstellung von Modulhandbüchern nötig ist – ohne unnötige Funktionen. Früher hatte ich eine Vielzahl an Word-Dokumenten, durch die ich teils endlos scrollen musste – das war sehr zeitaufwändig. Jetzt ist alles deutlich übersichtlicher. Auf einen Blick sieht man, was erledigt ist und was nicht. Und wenn man mehrere Handbücher bearbeiten muss, kann man Abschnitte einfach übertragen.“ Leonie Verheijen, Sekretärin am Institut für Finance & Accounting, ist ebenfalls zufrieden: „Es ist wirklich ein tolles Werkzeug für unsere Modulhandbücher, ich bin begeistert!“

„Früher hatte ich eine Vielzahl an Word-Dokumenten, durch die ich teils endlos scrollen musste – das war sehr zeitaufwändig. Jetzt ist alles deutlich übersichtlicher. Auf einen Blick sieht man, was erledigt ist und was nicht.“

^{— Jennifer van Triest | Sekretärin am Institut für People & Business}

Warum hat sich die HU für Docfield entschieden?

1. Einfache, transparente Zusammenarbeit

Einer der großen Vorteile sei die unkomplizierte Zusammenarbeit, so Jennifer: „Wenn ich eine Frage zu einer bestimmten Textpassage habe, kann ich der zuständigen Person direkt aus dem Programm heraus eine Nachricht schicken. Diese erhält dann eine E-Mail mit dem Hinweis, dass eine Frage offen ist. Sobald sie antwortet, bekomme ich wiederum eine E-Mail. So weiß man, wann etwas geklärt ist und man weiterarbeiten kann – ohne ständig im Programm nachsehen zu müssen. Die Beteiligten können sehr einfach aufeinander reagieren, und die gesamte Konversation ist für alle sichtbar.“

Jennifer: „Mir gefällt auch, dass ich Nutzerinnen und Nutzer selbst hinzufügen und mit den passenden Rechten ausstatten kann. Man kann genau festlegen, wer was selbst ändern darf, wer nur kommentieren darf usw.“ Leonie pflichtet bei: „Alle Prozessschritte sind klar erkennbar, und die gesamte Kommunikation ist für alle sichtbar. Prüfungsausschuss, Mitbestimmungsgremien, Studiengangsverantwortliche – alle können einfach kommentieren. Wir können dem Mitbestimmungsgremium wiederum genau zeigen, welche Diskussion zu einer Entscheidung geführt hat. Es ist ein transparentes System.“

2. Kaum Rückfragen aus dem Kollegium

„Nicht nur wir empfinden das System als benutzerfreundlich“, sagt Jennifer. „Ich habe für meine Kontakte, die mit der App arbeiten mussten, eine sehr einfache Anleitung verfasst – nur eine E-Mail mit ein paar Basisinformationen. Mehr Erklärung war nicht nötig. Ich habe kaum Fragen erhalten. Natürlich passieren ab und zu Fehler, aber nichts Großes, und als Hauptanwenderin kann ich das meist selbst beheben. Und wenn doch Fragen aufkommen, können wir uns immer an Jan Thesingh und Stefan van der Fange wenden, unsere Rechtsberater bei OOS. Sie reagieren immer sehr schnell und haben die Einführung und Implementierung hervorragend koordiniert.“

„Es gab nur wenige Fragen seitens der Anwendenden – das Programm ist nutzerfreundlich. Und die Begleitung durch unsere Functional Manager hilft enorm, wenn man wirklich einmal nicht weiterkommt.“

^{— Leonie Verheijen | Sekretärin am Institut für Finance & Accounting}

3. Last-Minute-Änderungen problemlos möglich

„Auch wenn die Handbücher fast fertig sind, kann es immer noch eine kurzfristige Änderung geben. Eine solche Änderung ist heute weit weniger drastisch als früher“, erklärt Jennifer. „Da alles in der Anwendung passiert und die Dokumente online veröffentlicht werden, können wir auch kurz vor Veröffentlichung noch Änderungen vornehmen. Errata müssen nicht mehr separat publiziert werden.“ Klar ist: Diese Anwenderinnen möchten Docfield nicht mehr missen. Jennifer: „Ich bin sehr gespannt auf die Reaktionen unserer Studierenden.“

Gibt es noch Verbesserungspotenzial?

Gibt es überhaupt noch etwas zu verbessern? Doch – Jennifer und Leonie haben noch einige Wünsche. „An das Hinzufügen von Formatierungen wie Kursivschrift und Unterstreichungen muss man sich erst gewöhnen.“ Auch Leonie wünscht sich umfangreichere Formatierungsoptionen: „Tabellen erstellen sollte einfacher gehen.“ Jennifer: „Vor allem aber fehlt mir eine Suchfunktion. Wenn man derzeit nach einem Begriff suchen möchte, geht das nur über den Umweg eines PDF-Exports – das ist umständlich.“ Auch für ein Lektorat seitens Marketing & Kommunikation sieht Leonie noch Bedarf: „Wir haben Texte aus den alten Handbüchern übernommen, und darin finden sich noch einige Fehler. Das ist schade. Die Dokumente sind für alle zugänglich – neben dem Inhalt sind korrekte Rechtschreibung und sauberes Layout wirklich wichtig.“

Bei Docfield haben wir registriert, dass es Anwenderinnen und Anwendern nicht immer klar ist, auf welche Textstelle sich ein Kommentar bezieht. Deshalb arbeiten wir gezielt an der Verbesserung der Kommentarfunktion für eine noch effektivere Zusammenarbeit. Die Möglichkeit, Text gezielt zu annotieren und Kommentare daran zu knüpfen, ist eine Option, die wir gerade evaluieren.