Erste Erfahrung mit HU

Kontext

Jahrelang war die Erstellung von Studienführern ein arbeitsintensiver und anfälliger Prozess an der Hogeschool Utrecht (HU), an dem viele Kontakte, Autoren, Textversionen und Frustrationen beteiligt waren. Die Implementierung von Docfield machte diesen Prozess wesentlich benutzerfreundlicher. Die ersten Studienführer wurden nun erstellt und die HU hat den Blog kürzlich geschrieben „Wie funktioniert die App in der Praxis?“ Laut HU ist OER Write von Docfield ein transparentes System. Die im Blog erwähnte Benutzererfahrung und die wichtigsten Vorteile sind im Folgenden aufgeführt:

HU-Benutzererfahrung mit Docfield

Eine der ersten Nutzerinnen ist Jennifer van Triest. „Es ist eine enorme Verbesserung gegenüber dem, was es war. Es handelt sich nicht um eine erweiterte Word- oder PDF-Version, sondern um ein völlig eigenständiges System, das vollständig auf das zugeschnitten ist, was für die Erstellung von Studienführern benötigt wird, ohne unnötige Funktionen. Früher hatte ich eine Menge Word-Dokumente, durch die ich manchmal endlos blättern musste, was viel Zeit in Anspruch nahm. Jetzt ist es viel klarer. Sie können auf einen Blick sehen, was gemacht wurde und was nicht. Und wenn Sie mehrere Hilfslinien erstellen müssen, können Sie problemlos Teile übertragen.“ Leonie Verheijen, Sekretärin am Institut für Finanz- und Rechnungswesen, ist ebenfalls zufrieden. „Es ist wirklich ein großartiges Tool für die Studienführer, ich bin begeistert!“

„Früher hatte ich eine Menge Word-Dokumente, durch die ich manchmal endlos blättern musste, was viel Zeit in Anspruch nahm. Jetzt ist es viel klarer. Man sieht auf einen Blick, was gemacht wurde und was nicht.“

^{- Jennifer van Triest | Sekretärin am Institut für People & Business}

Warum hat sich HU für Docfield entschieden?

1. Einfache, transparente Zusammenarbeit

Einer der großen Vorteile ist die einfache Zusammenarbeit, sagt Jennifer. „Wenn ich eine Frage zu einem bestimmten Text habe, kann ich direkt aus dem Programm heraus eine Nachricht an die verantwortliche Person senden. Sie erhalten dann eine E-Mail, in der sie darauf hingewiesen werden, dass eine Frage offen ist. Wenn er oder sie dann antwortet, erhalte ich eine weitere E-Mail. Sie wissen, wenn etwas gelöst ist und Sie können weitermachen, ohne immer wieder im Programm nachschauen zu müssen. Die Leute können sehr einfach aufeinander antworten und die gesamte Konversation ist für alle sichtbar.“

Jennifer: „Mir gefällt auch, dass ich Benutzer ganz einfach selbst hinzufügen und ihnen die entsprechenden Rechte geben kann. Du kannst genau angeben, wer Dinge selbst ändern kann, wer nur kommentieren kann usw.“ Leonie stimmt zu. „Alle Prozessschritte sind klar gekennzeichnet und die gesamte Kommunikation ist für jeden sichtbar. Prüfungsausschuss, GOC, Bildungsmanager; sie können leicht Kommentare abgeben. Wir wiederum können der chinesischen Regierung genau zeigen, welche Diskussion stattgefunden hat, um zu einer Entscheidung zu gelangen. Es ist ein transparentes System.“

2. Kaum Fragen von Kollegen

„Wir sind nicht die Einzigen, die es benutzerfreundlich finden“, sagt Jennifer. „Ich habe ein sehr einfaches Handbuch für meine Kontakte geschrieben, die mit der App arbeiten mussten. Nur eine E-Mail mit einigen grundlegenden Informationen. Eine weitere Erklärung war nicht nötig. Ich habe kaum Fragen. Natürlich werden ab und zu Fehler gemacht, aber nichts Großes und als Hauptnutzer kann ich das in der Regel selbst beheben. Und wenn es Fragen gibt, können wir uns jederzeit an Jan Thesingh und Stefan van der Fange, Rechtsberater bei OOS, wenden. Sie antworten immer sehr schnell. Sie haben die gesamte Einführung und Umsetzung sehr gut koordiniert.“

„Es gab nur wenige Fragen von Benutzern, das Programm ist benutzerfreundlich. Und die Anleitung unserer Funktionsmanager hilft enorm, wenn Sie es wirklich nicht herausfinden können.“

^{- Leonie Verheijen | Sekretärin am Institut für Finanz- und Rechnungswesen}

3. Änderungen in letzter Minute möglich

„Auch wenn die Guides fast fertig sind, kann es immer noch zu Änderungen in letzter Minute kommen. Eine solche Änderung ist viel weniger drastisch als zuvor „, erklärt Jennifer. Da alles in der Anwendung passiert und die Anleitungen online veröffentlicht werden, können Sie kurz vor dem Veröffentlichungsdatum Änderungen vornehmen. Und alle Errata müssen nicht mehr separat veröffentlicht werden.“ Es ist klar, dass diese Nutzer wollen, dass Docfield bleibt. Jennifer: „Ich bin sehr neugierig auf die Reaktionen unserer Schüler.“

Gibt es nichts mehr zu verbessern?

Gibt es nichts mehr zu verbessern? Nun, Jennifer und Leonie haben noch ein paar Wünsche. „Wie man Formatierungen wie Kursivschrift und Unterstreichungen hinzufügt, ist gewöhnungsbedürftig.“ Auch für Leonie, die sich umfangreichere Formatierungsmöglichkeiten wünscht. „Das Erstellen von Tabellen sollte einfacher sein.“ Jennifer: „Noch wichtiger finde ich das Fehlen einer Suchfunktion. Wenn du jetzt nach einem Begriff suchen möchtest, kannst du das nur tun, indem du es als PDF exportierst und dann dort suchst. Das ist umständlich.“ Laut Leonie gibt es auch noch Arbeit für einen Redakteur bei M&C. „Wir haben Texte aus den alten Anleitungen übernommen und sie scheinen einige Fehler zu enthalten. Das ist eine Schande. Die Leitfäden sind für jeden zugänglich; neben dem Inhalt des Studienleitfadens sind korrekte Schreibweise und saubere Formatierung sehr wichtig.“

In Docfield haben wir festgestellt, dass Benutzern nicht immer klar ist, auf welchen Text sich der Kommentar im Dokument bezieht. Wir sind daher damit beschäftigt, die Kommentarfunktion für eine noch effektivere Zusammenarbeit zu verbessern. Die Möglichkeit, Text mit Anmerkungen zu versehen und ihm dann Kommentare anzuhängen, ist eine Option, die wir derzeit prüfen.