Een uitgebreide gids voor elektronische handtekeningen

Wat is een elektronische handtekening?

Een elektronische handtekening is een digitaal alternatief voor handgeschreven handtekeningen, waardoor er geen papieren handtekeningen meer nodig zijn. Het is rechtsgeldig en geeft de intentie van een persoon aan om akkoord te gaan met de inhoud van een document of dataset. Elektronische handtekeningen worden veel gebruikt voor contracten, overeenkomsten en formulieren en zijn in de meeste landen wettelijk bindend. Volgens een onderzoek uit 2021 gebruikt 95% van de organisaties elektronische handtekeningen of is van plan deze te gebruiken.

Soorten elektronische handtekeningens

Er zijn drie soorten elektronische handtekeningen.

• Eenvoudige elektronische handtekeningen: Net als bij handtekeningen met pen kunt u eenvoudige elektronische handtekeningen maken met behulp van elektronische methoden, zoals het typen van uw naam of het tekenen van uw handtekening op een scherm.
• ADes voor geavanceerde elektronische handtekeningen: Geavanceerde elektronische handtekening Voegt een beveiligingslaag toe door uw identiteit te verifiëren, net zoals met een speciale pen.
• Gekwalificeerde elektronische handtekening: Dit biedt het hoogste beveiligingsniveau, vergelijkbaar met het feit dat een notaris getuige is van uw handtekening en uw identiteit bevestigt bij het ondertekenen van een document.

Ga voor een meer gedetailleerde uitleg over de soorten elektronische handtekeningen, voorbeelden en andere nuttige bronnen naar”Drie soorten elektronische handtekeningen voor veilige en wettelijk bindende documenten”

Zijn elektronische handtekeningen veilig?

Eenvoudige elektronische handtekeningen zijn standaard digitale handtekeningen waarvoor geen geavanceerde beveiligingsfuncties of certificaten vereist zijn. Ze zijn eenvoudig te gebruiken en op verschillende manieren te maken, zoals het typen van uw naam, het tekenen van uw handtekening op een scherm of het klikken op een knop om aan te geven dat u wilt ondertekenen.

Geavanceerde elektronische handtekeningen (ADE's) zijn veiliger dan eenvoudige certificaten en maken gebruik van digitale certificaten om de identiteit van de ondertekenaar te verifiëren. ADE's kunnen extra beveiligingsfuncties bieden, zoals versleuteling, tijdstempels en validatie van handtekeningen, waardoor ze geschikt zijn voor gevoeligere documenten.

Gekwalificeerde elektronische handtekeningen (QES) zijn het veiligst en worden in de meeste landen als wettelijk bindend erkend. Ze hebben een digitaal certificaat nodig dat is uitgegeven door een vertrouwde externe provider en maken gebruik van geavanceerde coderings- en authenticatiemaatregelen om het hoogste niveau van beveiliging en integriteit te garanderen. QES zijn bedoeld voor gevoelige documenten zoals juridische contracten, financiële overeenkomsten en overheidsdocumenten.

Verschil tussen elektronische en digitale handtekening

Elektronische en digitale handtekeningen verschillen in beveiligingsniveau en identiteitsauthenticatie.

Elektronische handtekeningen verwijzen naar elke elektronische methode om de intentie tot ondertekening aan te geven, terwijl digitale handtekeningen geavanceerde coderings- en authenticatietechnieken gebruiken voor veilige identiteitsverificatie en documentintegriteit. Je kunt ze gebruiken voor dagelijkse zakelijke transacties waarbij het voldoende is om een lagere beveiliging en authenticatie te hebben, zoals contracten voor goederen of diensten.

Digitale handtekeningen worden het best gebruikt voor gevoelige documenten die een hoger niveau van beveiliging en authenticatie vereisen, zoals juridische documenten, financiële transacties of medische dossiers.

Hoewel beide zorgen voor gemak en efficiëntie bij het elektronisch ondertekenen van documenten, bieden digitale handtekeningen een extra beschermingslaag voor waardevolle en gevoelige informatie.

Beste praktijken voor elektronische handtekeningen

1. Definieer uw beleid voor elektronische ondertekening: Stel duidelijke procedures vast voor wie elektronisch kan ondertekenen, hoe u handtekeningen verkrijgt en hoe u ze beheert en opslaat. Zorg ervoor dat uw kader voldoet aan de toepasselijke wet- en regelgeving, bijvoorbeeld de eIDAS-verordening (910/2014) bepaalt het wettelijk kader voor elektronische handtekeningen in de EU. In de VS erkent de ESIGN Act, een federale wet die in 2000 werd aangenomen, elektronische handtekeningen en documenten als juridisch bindend als alle partijen ermee instemmen elektronische documenten te gebruiken en te ondertekenen.
2. Prioriteit geven aan documenten: Niet alle documenten vereisen een elektronische handtekening. Bepaal welke documenten het meest geschikt zijn voor elektronische handtekeningen op basis van factoren zoals gebruiksfrequentie, belang en eenvoudige implementatie. Maak een stappenplan voor de implementatie van elektronische handtekeningen op prioritaire documenten.
3. Gebruik een vertrouwde tool voor elektronische handtekeningen: Kies een provider die voldoet aan uw beveiligings- en nalevingsvereisten. Zoek naar functies zoals fraudebestendige auditsporen, sterke authenticatie en versleuteling en naleving van relevante wet- en regelgeving. Gebruik sjablonen om te zorgen voor consistentie en efficiëntie in het proces voor elektronische handtekeningen. Rechtbanken hebben drie voorwaarden nodig om elektronische handtekeningen te valideren:

• Een digitaal zegel met mogelijkheden om de herkomst te traceren
• Een traceback naar de oorspronkelijke ondertekenaar in de audittrail
• Betrouwbare technieken voor identiteitsverificatie

Om meer te lezen over de beste praktijken voor het implementeren van elektronische handtekeningen, lees”Zeven beste praktijken voor de implementatie van elektronische handtekeningen.”

Voordelen van elektronische handtekeningen

Als groot team kunt u aanzienlijk profiteren van het gebruik van elektronische handtekeningen. Hier zijn drie redenen waarom:

1. Snelheid: Ten eerste verhogen elektronische handtekeningen de contractsnelheid. Je zult in staat zijn om efficiënter deals te sluiten, waardoor je een voorsprong hebt op de concurrentie.
2. Beveiliging: Ten tweede verbeteren elektronische handtekeningen de beveiliging. Met fraudebestendige digitale handtekeningen kunt u het risico op fraude en manipulatie van documenten elimineren en zo vertrouwen opbouwen bij uw klanten.
3. Kostprijs: Ten derde verlagen elektronische handtekeningen de transactiekosten doordat het afdrukken, verzenden en verwerken van papieren documenten niet meer nodig is, wat leidt tot lagere overheadkosten en snellere doorlooptijden.

Om de voordelen van elektronische handtekeningen beter te begrijpen, lees”Ondertekend, verzegeld en geleverd: vijf voordelen van elektronische handtekeningen”

Gebruiksvoorbeelden van elektronische handtekeningens

U kunt elektronische handtekeningen gebruiken voor het ondertekenen van contracten en administratieve of HR-processen, zoals arbeidsovereenkomsten, uitkeringspapieren, privacyverklaringen, e-facturen en geheimhoudingsovereenkomsten.

1. Verkoop: Als onderdeel van het verkoopteam kunt u uw verkoopproces stroomlijnen en sneller deals sluiten met behulp van elektronische handtekeningen. Gebruik elektronische handtekeningen om contracten, voorstellen, geheimhoudingsverklaringen, inkooporders, facturen en overeenkomsten te ondertekenen. Het maakt het niet meer nodig om documenten af te drukken, te verzenden en te wachten tot klanten documenten hebben ondertekend. De overstap naar elektronische handtekeningen verbetert ook de klantervaring en de doorlooptijd van documenten.
2. Juridisch: Juridische teams kunnen hun processen vereenvoudigen door een veilige en efficiënte manier te bieden om juridische documenten te ondertekenen en te delen. U kunt contracten, overeenkomsten en andere juridische documenten ondertekenen en delen met interne belanghebbenden, klanten en partnerbedrijven. Het kan de beveiliging van uw bedrijf en de naleving van de toepasselijke regelgeving verbeteren.
3. Operaties: Elektronische handtekeningen kunnen de efficiëntie en nauwkeurigheid van operationele processen verbeteren. Met elektronische handtekeningen kunt u inkooporders, facturen en andere documenten ondertekenen en goedkeuren. Het versnelt het goedkeuringsproces, vermindert fouten en biedt een duidelijk audittraject van alle goedkeuringen.

Om inkomstenlekken te voorkomen en tijd te besparen, kunt u onze experts vragen hoe Docfield kan u helpen bij uw contractprocessen en meer te weten komen over de software voor contractbeheer en automatisering van Docfield.