Contractgoedkeuring versnellen zonder grip te verliezen

Contractgoedkeuring versnellen zonder grip te verliezen

We ontvingen positieve feedback op onze KPI Playbook 2025, met het verzoek om dieper in te gaan op het optimaliseren van processen. In deze eerste deep-dive richten we ons daarom op het onderdeel dat directe impact heeft op het senior leadership: hoe je goedkeuring en ondertekening van contracten kunt versnellen zonder concessies te doen aan controle.

Dit sluit naadloos aan bij recente studies die een steeds groter wordende kloof aantonen tussen topbedrijven en achterblijvers als het gaat om doorlooptijden van contracten. Die kloof is inmiddels opgelopen tot maar liefst 80% (WorldCC, 2025).

Met Docfield hoor je bij de koplopers. Probeer het gratis en ervaar het zelf.

De kosten van trage contractgoedkeuring

“De aandacht voor contract- en commercieel management op directieniveau groeit! Bijna 50% van de organisaties ziet hier een toename in.” (WorldCC, 2025)

Toch worden de kosten van trage goedkeuring vaak onderschat — juist omdat ze moeilijk meetbaar zijn. Ze zitten ergens tussen een gefrustreerd team en verlies van marges. Hier zijn een paar meetpunten om de verborgen kosten inzichtelijk te maken:

• Vertraging in omzet (in dagen): Salestrajecten lopen uit als contracten niet op tijd dichtgaan.
• Vertraging bij onboarding van leveranciers: Gemiddeld 10–15 werkdagen uitstel door late ondertekening, wat projecten vertraagt.
• Gemiste deals (% van pipeline): Leads worden koud of concurrenten springen in.
• Laagwaardige taakuren per contract: Teams verliezen uren aan het najagen van handtekeningen of het zoeken naar de juiste versie.

Hoe groter je organisatie, hoe onzichtbaarder maar ook impactvoller deze vertraging wordt — en hoe meer waarde je misloopt.

Waarom “snelheid versus controle” een valse tegenstelling is

We houden ervan om dingen in hokjes te stoppen: óf we bewegen snel, óf we houden controle. Maar bij contractmanagement gaan die twee juist hand in hand.

Je gaat sneller doordat je grip hebt. Met de juiste processen en systemen laat snelheid juist zien dat je controle hebt — niet dat je het kwijt bent.

Wat goedkeuringen vertraagt, is zelden de complexiteit. Het is meestal het handmatig doorsturen, de chaos aan versies, en onduidelijke verantwoordelijkheden. Los je dat op, dan volgt de snelheid vanzelf. Tools zoals Docfield automatiseren dit hele proces.

Vijf manieren om goedkeuringsflows te optimaliseren zonder controle te verliezen

1. Stel duidelijke goedkeuringsgrenzen in
Goedkeuring is niet hetzelfde als ondertekening. Niet elk contract hoeft langs de directie. Bepaal logica op basis van risico, waarde of afdeling en automatiseer de routing.

2. Gebruik gestandaardiseerde templates
Vooraf goedgekeurde sjablonen besparen tijd én garanderen juridische compliance. Sales, HR en inkoop zouden nooit from scratch moeten beginnen. Met Docfield voorkom je bewerkingsrechten op gevoelige clausules en pas je logica automatisch toe.

3. Automatiseer de workflow
Een moderne CLM zoals Docfield zorgt dat contracten automatisch bij de juiste personen terechtkomen, hen waarschuwt en opvolging automatiseert. Geen giswerk of handmatige reminders meer.

4. Real-time inzicht
Directieleden hebben behoefte aan overzicht: waar staat elk contract en waar zit het vast? Dashboards maken bottlenecks direct zichtbaar.

5. Verantwoordelijkheid ingebouwd
Wijs per stap een eigenaar toe. Als iedereen weet wie waarvoor verantwoordelijk is, valt niets tussen wal en schip.

Wat topteams goed doen

Teams die vertrouwen op een gestructureerd proces — zonder ad-hoc herkeuringen, impulsbesluiten en losse eindjes — kunnen effectiever samenwerken en uitvoeren.

Het draait om slimme templates, tools die laagwaardige taken overnemen en volledige zichtbaarheid. CLM-tools nemen het giswerk én het loopwerk uit handen. Je team zal je dankbaar zijn.

📌 Zie ook: Cegeka sluit deals 2x sneller met Docfield.

Tot slot: Ga sneller omdat je grip hebt

Contracten zijn je meest waardevolle en kritieke documenten. Ze vormen de codebase van je organisatie. Dat vraagt om structuur — maar die mag je niet vertragen.

Met een gestroomlijnde workflow wordt legal een aanjager: een team dat gedrag stuurt en blokkades voorkomt. Met een CLM heeft leadership altijd toegang tot de laatste versie en kunnen goedkeuringen direct plaatsvinden, zonder onnodig overleg.

En nee, je hoeft niet te kiezen tussen snelheid en controle. Je kunt ze allebei hebben.