Hogeschool voor de Kunsten Utrecht (HKU) verbetert het maken en organiseren van Onderwijs- en Examenregelingen met Docfield

Slimmer omgaan met academische compliance

Met trots delen we dat de Hogeschool voor de Kunsten Utrecht (HKU) Docfield heeft gekozen om het opstellen van haar Onderwijs- en Examenregelingen (OER’en) te moderniseren en stroomlijnen. Deze wettelijk verplichte documenten leggen de rechten en plichten van studenten en medewerkers vast en moeten voor elke opleiding helder, volledig en up-to-date zijn.

Elk jaar stelt HKU zo’n 45 opleidingsspecifieke OER’en op, gebaseerd op één centraal modelsjabloon. Door toenemende complexiteit en een decentrale werkwijze ontstond de behoefte aan een slimmer systeem dat kwaliteitsvolle en juridisch correcte documenten oplevert, zonder extra werklast voor medewerkers.

Van losse documenten naar gestructureerde samenwerking

Voorheen werden de OER’en handmatig bewerkt in Word, met versiebeheer via e-mail of SharePoint, en zonder duidelijke taakverdeling. Met Docfield schakelt HKU nu over op een volledig digitaal en traceerbaar proces met herbruikbare sjablonen, rollen en rechten, automatische notificaties en ingebouwde goedkeuringsflows.

Start implementatie: augustus 2025

De implementatie start in september met het opzetten van een stevig modeldocument in Docfield. Vanuit dit sjabloon kunnen opleidingen hun eigen versies aanmaken met bouwstenen en vooraf ingestelde regels. Het volledige proces, van opstellen tot goedkeuring, publicatie en toekomstige updates wordt beheerd in één veilige en overzichtelijke omgeving.

Toekomstige uitbreidingen kunnen ook andere beleidsdocumenten en academische reglementen omvatten.

‍

Een woord vanuit HKU

“Docfield brengt overzicht en rust in een complex proces. Dankzij de vaste template structuur en versiecontrole werken we beter samen en voorkomen we fouten.”

— Marjolein van Leuken, Onderwijscoördinator, HKU

“Met Docfield verwachten wij de totstandkoming van een kwalitatief goede OER te vereenvoudigen en eerder af te ronden. Hier heeft niet alleen onze organisatie profijt van, maar ook de student.”

— Volkert Visser, Directeur Onderwijs- en Studentzaken, HKU

Wat dit betekent voor het hoger onderwijs

HKU sluit zich aan bij een groeiend aantal instellingen die hun documentprocessen moderniseren. De beweging is duidelijk: instellingen stappen af van losse Word-bestanden en e-mails en kiezen voor geïntegreerde platforms die compliance verbeteren, tijd besparen en fouten verminderen. Samen met HKU bouwen we aan een toekomstbestendig documentproces dat werkt voor zowel staf als studenten.