Van juridische toets naar gedragsverandering bij Hogeschool Rotterdam

Juli 2025 – Met slimme sjablonen en soft control stuurt Hogeschool Rotterdam op juridisch houdbare OER én gedragsverandering bij opleidingen.

Het studentenstatuut is een cruciaal document binnen het hoger onderwijs. Het bevat afspraken, rechten en plichten van studenten en vormt een formeel ijkpunt bij procedures, bezwaar en accreditatie. Een belangrijk onderdeel van het studentenstatuut is de Onderwijs- en Examenregeling (OER), die wettelijk verplicht is en centraal geldt voor de hele instelling. Tegelijk biedt het statuut ruimte voor opleidingsspecifieke invulling, zoals concrete werkwijzen, instellingskeuzes en praktische uitwerkingen van beleid. Toch worstelen veel instellingen met de totstandkoming van deze statuten. Ze zijn vaak te lang, versnipperd, te laat klaar – en missen grip op juridische houdbaarheid. Wat mag er in? Wat moet er juist uit? En hoe zorg je voor consistentie, zonder elk jaar opnieuw het wiel uit te vinden? Bij Hogeschool Rotterdam kozen ze voor een andere aanpak. Onder begeleiding van senior jurist Lisa Markesteijn laat de instelling zien hoe soft control en slimme sjablonen niet alleen leiden tot betere documenten, maar ook het gedrag van opleidingen blijvend veranderen. Tijdens de klantendag deelde ze hoe zij met Docfield het proces structureert en tegelijkertijd het gedrag van instellingen verandert.

1. Waarom niet alles thuis hoort in de OER

Veel instellingen willen studenten zo goed mogelijk uitleg geven in de OER. Goed bedoeld, maar juridisch riskant. Lisa Markesteijn benadrukt: de OER moet juridisch kloppen, niet alles uitleggen. “Wat betekent dit voor de student?” Dat leg je uit in de online leeromgeving of in voorlichting, maar niet in het document zelf. Door uitleg en regelgeving te scheiden, blijft de OER overzichtelijk, controleerbaar en juridisch houdbaar. Een veelvoorkomend voorbeeld is de regeling rondom studieadvies. Juridisch staat die stevig, maar instellingen willen vaak uitzonderingen toelichten, bijvoorbeeld voor studenten die begonnen tijdens corona. Lisa is daar helder in: zulke toelichting hoort elders. Door die grens te bewaken, neemt de kwaliteit van de teksten zichtbaar toe. Ze worden korter, consistent en makkelijker te controleren. En als collega’s vastlopen? Dan helpt Lisa. “Stuur het gewoon op. Dan schrijf ik het zoals ik het zou doen.” Zo verandert niet alleen de tekst, maar ook het bewustzijn van wat een juridisch document wél en níét moet doen.

2. Het systeem beïnvloedt gedrag – en andersom

Docfield werkt met invulvelden, keuzemenu’s en aanpasbare sjablonen. Dat schept grenzen en juist die grenzen maken verschil. Instellingen die de open velden misbruiken met lappen tekst, krijgen het jaar erna minder ruimte. Dat klinkt streng, maar is effectief:

“Het systeem beïnvloedt gedrag. En gedrag voedt het systeem terug. Dat is soft control in actie.”

Het resultaat is niet alleen meer consistentie, maar ook minder correctiewerk achteraf. Deze vorm van soft control werkt subtiel maar effectief: instellingen gaan vanzelf binnen de kaders denken en schrijven.

3. Preventie boven correctie

Lisa wacht niet tot documenten juridisch zijn afgekeurd. Ze biedt vooraf hulp, herschrijft artikelen op verzoek en spoort instellingen aan om te bellen bij twijfel.

“Ik help liever vroeg in het proces dan dat ik moet zeggen: dit kan echt niet meer.”

Deze aanpak verlaagt drempels en voorkomt frustratie. Juridische toetsing wordt een samenwerking, geen obstakel. Niet elk instituut werkt hetzelfde. Sommige houden regie centraal, andere verdelen de verantwoordelijkheid. Lisa past haar aanpak daarop aan: ze bemiddelt, begeleidt, schrijft soms zelfs mee. Door die flexibiliteit bouwt ze vertrouwen op. En dat betaalt zich terug in kwaliteit.

Resultaten: 

• Minder fouten
• Kortere, duidelijkere documenten
• Hogere tevredenheid bij collega’s én studenten
• Eén studentenstatuut werd teruggebracht van 174 naar 97 pagina’s

Slimme automatisering is hiermee meer dan een tool — het is een gedragsveranderend mechanisme. De juridische controle is geen bottleneck meer, maar een breed gedragen kwaliteitsborging.

“Blijf kritisch, blijf samenwerken, en maak het werk makkelijk én betekenisvol – voor collega’s én studenten.”

Benieuwd hoe Hogeschool Rotterdam dit aanpakt in de praktijk? Lees de presentatie van Lisa Markesteijn terug: Download de PDF 📄. We delen regelmatig praktijkvoorbeelden, inzichten en templates. Neem contact met ons op of meld je aan voor onze volgende sessie.