Docfield voor het onderwijs

Verbeter Je Academische Documenten

Automatiseer, standaardiseer en vereenvoudig elk document — van inschrijvingsformulieren tot beleidsupdates — met één beveiligd platform.

Bekijk hoe Hogeschool Rotterdam hun documenten stroomlijnt met Docfield:

Plan een demo

Of neem contact op

Het probleem

Administratieve last vertraagd het onderwijs

Maak contracten die zich aanpassen aan je workflow en aan de compliance regels blijven voldoen, ongeacht wie ze schrijft.

Verloren uren met documenten maken, bewerken en controleren

Gefragmenteerde tools op verschillende afdelingen en campussen

Constante druk om te blijven voldoen aan de regelgeving

Geen zichtbaarheid naar de status of eigendom van het document

Geen versiebeheer maakt audits en compliance heel lastig

„Voor Docfield hebben we uren besteed aan het samenstellen van inschrijvingsformulieren. Nu doen we het binnen enkele minuten.”

griffier

Middelgrote universiteit

The Docfield Advantage

A Single Platform to Power All Your Academic Documents

Smart Templates

Pre-built and customizable templates for every document type — from MOUs to student letters. Keep wording consistent and compliant across departments.

Automated Workflows

Trigger document generation from your Student Information System (SIS) or LMS. Route for approvals automatically — no back-and-forth emails.

Real-Time Collaboration

Let administrators, teachers, and legal teams co-edit in real time. Full version history and approval logs are included by default.

Audit-Proof Compliance

Capture who approved what and when. Automatically maintain audit trails for internal and external inspections.

Integrations

Connect Docfield to the tools your institution already uses. We have integrations with Moodle, Canvas, Azure AD & Google Workspace.

Policy Creation & Control

Create reusable templates for policies like anti-bullying, data privacy, or IT usage. Assign editors and reviewers. Automate version reviews and distribution.

AI Features

Jouw documenten, nu nog beter met AI

Werk sneller door hoogwaardige documenten te genereren met AI die zich aanpast aan jouw manier van werken.

Vertalingen

Krijg direct hoogwaardige vertalingen voor je templates en documenten. De vertalingen worden automatisch bijgewerkt zodra je content verandert!

Template Maken

Weet je niet zeker welk template je nodig hebt, of begin je helemaal vanaf nul? Schrijf een korte prompt en genereer direct een template. Snel en flexibel, deze functie bespaart je talloze uren.

Template Import

Templates helpen je om razendsnel conforme documenten te maken. Met onze import kun je in slechts enkele minuten slimme templates creëren vanuit je bestaande documenten.

Probeer AI in Docfield

Wat klanten zeggen

„We gebruiken Docfield om OER's te schrijven. De auteurs, commentatoren en adviseurs gebruiken het product graag. Als coördinator ben ik het meest tevreden over het gebruiksgemak.”

Raimond van Mouche

Beleidsadviseur

„Het is heel fijn om je eigen formats onder controle te houden. En je moet niet bang zijn dat het ingewikkeld is, want het spreekt voor zich, en dat vind ik echt leuk.”

Lisa Markesteijn

Senior jurist

Het opstellen van de OER gebeurt op een toegankelijke, intuïtieve manier. Ook het samenwerken in hetzelfde document en de medezeggenschap wordt zeer gewaardeerd.

Monique Bicknese

Secretaris College van Bestuur

„Sinds we Docfield gebruiken, besparen we tot 80% tijd op contracten met zakelijke klanten.”

Hans Hantson

Bedrijfsontwikkelaar EMEA

„Steeds meer van onze afdelingen en faculteiten kiezen ervoor om met deze software te werken. Dat is naar mijn mening genoeg gezegd.”

Mo van Dijk

Beleidsmedewerker

„Het is erg handig voor mij om nu mijn hele workflow op één plek te hebben.”

Daria

Juridisch adviseur

80%

reductie in de lengte van de verkoopcyclus

3 weken

bespaard op het OER-proces

66%

toename in efficiëntie

Meer weten over hoe we onze klanten helpen?

Bekijk alle verhalen van klanten

Use cases

Use cases voor je hele onderwijsinstelling

De Docfield werkflow:

HR-sjablonen met voorwaardelijke logica

De Docfield impact:

Versnelt de onboarding, zorgt voor naleving

De Docfield werkflow:

Naar ouders sturen met beveiligde handtekeningslinks

De Docfield impact:

Volg de voltooiing van goedkeuringen in het dashboard

De Docfield werkflow:

HR-templates met slimme logica

De Docfield impact:

Versnellen de onboarding en zorgen voor naleving van regels.

De Docfield werkflow:

Automatische distributie van jaarlijkse updates naar personeel

De Docfield impact:

Volledige traceerbaarheid van gelezen documenten en handtekeningen

De Docfield werkflow:

Haal statistieken en documenthistorie op wanneer nodig

De Docfield impact:

Vereenvoudigt inspecties en audits

Hoe het werkt; Use Case

Hoe zou een jaarlijkse update van een beleid met Docfield verlopen?

Stap 1:

Het juridische team past het beleid van vorig jaar aan

Stap 2:

Compliance officer beoordeelt wijzigingen

Stap 3:

Directeur tekent af

Stap 4:

Beleid gedeeld met personeel en ouders

Stap 5:

Ondertekende bevestigingen bijgehouden

Docfield-actie

Sjabloon wordt geopend met vooraf ingevulde velden

Docfield-actie

De goedkeuringsworkflow routeert het concept automatisch

Docfield-actie

Digitale handtekening veilig vastgelegd

Docfield-actie

PDF met versiebeheer die automatisch via e-mail wordt verzonden

Docfield-actie

Dashboard toont de voltooiingsstatus

Vertrouwd door onderwijsinstellingen

„Docfield heeft onze administratieve processen op alle niveaus soepeler gemaakt — docenten, medewerkers en studenten”

Hoofd administratie

Secundaire schoolgroep

Verbeter Je Academische Documenten

Administratieve last vertraagd het onderwijs