Wat is een contractgoedkeuringsworkflow?

Een contractgoedkeuringsworkflow is de reeks stappen die een contract doorloopt tijdens de beoordelings-, goedkeurings- en ondertekeningsfasen van de contractlevenscyclus. De creatiefase van een contract is cruciaal, omdat het document na ondertekening de intentie tussen partijen formeel vastlegt.

De complexiteit van deze workflows verschilt per organisatie, afhankelijk van onder andere omvang, risicobereidheid en het type overeenkomst. In grotere organisaties bevat de workflow voor complexe contracten vaak meerdere lagen, waaronder inkoop, legal, compliance en risk — met goedkeuring van zowel budgethouders als business owners.

In omgevingen met een hoog volume aan contracten worden deze processen doorgaans geautomatiseerd via Contract Lifecycle Management (CLM)-tools zoals Docfield.

Waarom zijn contractgoedkeuringsworkflows belangrijk?

Contracten raken meerdere teams en afdelingen — en hun impact reikt verder dan enkel juridische vastlegging. Zonder een formeel goedkeuringsproces blijven fouten makkelijk onopgemerkt.

Goede contractzichtbaarheid en goedkeuring gaan hand in hand. Door een duidelijke workflow vast te leggen en te volgen, voorkomt een organisatie ongeautoriseerde verplichtingen én bevordert het de afstemming tussen afdelingen.

CLM-tools zoals Docfield maken het bovendien mogelijk om een audit trail bij te houden voor compliance en latere verificatie. Zo wordt helder wie wanneer een contract heeft goedgekeurd — een belangrijke vereiste in sterk gereguleerde sectoren.

Hoe ziet een typische contractgoedkeuringsworkflow eruit?

Hoewel het proces per organisatie verschilt, bevat een typische workflow meestal de volgende stappen:

• Voorlopige beoordeling – Legal stelt sjablonen of vooraf goedgekeurde clausules op die worden gecontroleerd op volledigheid, nauwkeurigheid en naleving van het beleid.
• Routing naar stakeholders – Het contract wordt doorgestuurd naar de relevante reviewers (zoals legal, finance, compliance), op basis van contractwaarde, jurisdictie of type overeenkomst.
• Goedkeuring en ondertekening – De definitieve goedkeuringen worden verzameld vóór ondertekening.
• Audit logging – Elke goedkeuringsactie wordt vastgelegd voor naleving en rapportagedoeleinden.

Moderne CLM-platforms zoals Docfield automatiseren deze volledige workflow — van logische routing tot centrale opslag van goedkeuringsgeschiedenis.

‍