Wat is contractondertekening?

Contractondertekening is de laatste stap in de pre-signaturefase van de levenscyclus van een contract, waarbij alle betrokken partijen het document ondertekenen. Wanneer dit fysiek gebeurt, spreken we van een ‘natte handtekening’. Zoals bij de meeste contracten tegenwoordig, kan de ondertekening ook digitaal plaatsvinden via elektronische ondertekenplatformen zoals Docfield. Dit noemen we een e-signature.

Bij Docfield hebben we bovendien een waardevolle integratie gebouwd met onze partner PKISigning. Zij bieden de meest geavanceerde e-signature oplossing op de markt. De tool is eIDAS-conform, wat essentieel is voor organisaties in sterk gereguleerde sectoren (zoals accountancy).

Waarom is contractondertekening belangrijk?

De ondertekening van een contract maakt het document juridisch bindend. Het bevestigt de intenties van de betrokken partijen. Zonder correcte ondertekening kan zelfs een goed opgesteld contract juridisch gezien kracht missen.

Deze fase is ook operationeel en op het vlak van compliance van groot belang:

• Het activeert prestatie-deadlines, verplichtingen en betalingsschema’s
• Het verzekert de afdwingbaarheid van contractuele voorwaarden
• Het creëert een formeel dossier voor audits, rapportage en governance

Met CLM-tools zoals Docfield wordt het ondertekenproces gevolgd, van een tijdstempel voorzien en veilig opgeslagen — zonder ruimte voor onduidelijkheid.

Welke stappen zijn hierbij betrokken?

In een goed georganiseerd ondertekenproces gebeurt een handtekening niet in isolatie. Juist dan ontstaan fouten, worden verkeerde versies ondertekend of raken contracten zoek.

• Definitieve goedkeuring – Alle interne goedkeuringen zijn afgerond voordat het contract ter ondertekening wordt verstuurd.
• Verzamelen van handtekeningen – Partijen ondertekenen het contract in volgorde of gelijktijdig. Bij Docfield kan beide.
• Versiebeheer – De ondertekende versie wordt bevestigd als definitief en automatisch gearchiveerd in het systeem.
• Opslag – Het ondertekende contract wordt toegevoegd aan het contractarchief.
• Notificatie – Relevante stakeholders worden geïnformeerd dat het contract nu van kracht is.