Veröffentlicht am

April 20, 2026

Glossar

Dokumentenmanagementsystem (DMS)

Ein DMS speichert, organisiert und archiviert Dokumente digital.

Was ist ein Dokumentenmanagementsystem?

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist eine Software zur zentralen Speicherung, Organisation, Suche und Archivierung digitaler Dokumente. Es ersetzt die unstrukturierte Ablage auf Netzlaufwerken durch ein systematisches, durchsuchbares Archiv mit Zugriffsrechten und Versionierung.

Kernfunktionen

Dokumentenerfassung: Import, E-Mail-Archivierung, OCR für Scans
Metadaten und Indexierung: Automatische Verschlagwortung
Volltextsuche: Inhalte durchsuchen, nicht nur Dateinamen
Versionierung: Alle Änderungen nachvollziehbar
Zugriffsrechte: Rollenbasierte Berechtigungen
Revisionssichere Archivierung: GoBD-konform

DMS an Hochschulen

Typische Einsatzbereiche: E-Studierendenakte, E-Personalakte, Rechnungseingang, Drittmittelverwaltung. Für die vorlagenbasierte Erstellung von SPOs und Modulhandbüchern stoßen klassische DMS an ihre Grenzen.

DMS vs. Dokumentenautomatisierung

Ein DMS beantwortet: Wo finde ich ein Dokument? Dokumentenautomatisierung (z. B. Docfield) beantwortet zusätzlich: Wie erstelle ich es korrekt und halte es konsistent?

Häufig gestellte Fragen

Was kostet ein DMS?
Von wenigen Euro pro Nutzer/Monat (Cloud) bis sechsstellig (On-Premise).

Welche Anbieter gibt es?
d.velop, ELO, DocuWare, Amagno, enaio, nscale. Für Dokumentenautomatisierung: Docfield.

Was ist der Unterschied zwischen DMS und ECM?
ECM ist der übergeordnete Begriff und umfasst neben DMS auch Workflow-Management und Records Management.

Dokumentenprozesse einfacher gestalten?

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Made in Europe

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