Veröffentlicht am

April 20, 2026

Glossar

E-Akte (Elektronische Akte)

Die E-Akte ersetzt die Papierakte in Behörden und Hochschulen digital.

Was ist eine E-Akte?

Die E-Akte (elektronische Akte) ist das digitale Äquivalent der physischen Papierakte. Sie bündelt alle zu einem Vorgang gehörenden Dokumente in einer strukturierten, digitalen Ablage. Die E-Akte bildet das zentrale Ordnungsprinzip der elektronischen Aktenführung in der öffentlichen Verwaltung.

Mit dem E-Government-Gesetz (EGovG) sind Bundesbehörden zur elektronischen Aktenführung verpflichtet. Auch die meisten Landesverwaltungen haben entsprechende gesetzliche Regelungen.

E-Akte in der öffentlichen Verwaltung

E-Akte Bund: Das ITZBund führt die E-Akte als Basisdienst in 200 Bundesbehörden ein.
NRW: Rund 250 Behörden mit 110.000 Beschäftigten stellen auf elektronische Verwaltungsarbeit um.
Justiz: Seit Januar 2026 ist die E-Akte in der Justiz Pflicht.

E-Akte an Hochschulen

Auch Hochschulen führen E-Akten ein — insbesondere E-Studierendenakte, E-Personalakte und E-Drittmittelakte. Für die vorlagenbasierte Erstellung von SPOs, Modulhandbüchern und Qualitätsberichten reicht eine klassische E-Akte nicht — hier sind Dokumentenautomatisierungsplattformen wie Docfield die bessere Lösung.

Aufbau einer E-Akte

Aktenplan: Hierarchisches Ordnungssystem
Vorgänge: Zusammenfassung zusammengehörender Dokumente
Dokumente: Einzelne Schriftstücke (Rechnungen, Verträge, Bescheide)
Metadaten: Aktenzeichen, Erstelldatum, Bearbeiter

Häufig gestellte Fragen

Ist die E-Akte für Behörden Pflicht?
Ja. Das EGovG verpflichtet Bundesbehörden zur elektronischen Aktenführung.

Was ist der Unterschied zwischen E-Akte und DMS?
Ein DMS ist die Software. Die E-Akte ist das organisatorische Konzept der strukturierten elektronischen Ablage.

Brauchen auch Hochschulen E-Akten?
Ja, insbesondere in NRW und Hessen im Rahmen der E-Government-Gesetze.

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Made in Europe

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