HAN spart jährlich Tausende von Stunden bei Studien- und Prüfungsordnungen

Studien- und Prüfungsordnungen (SPOs) sind zentrale Dokumente im Hochschulbetrieb. Sie regeln alle Bedingungen sowie Lehr- und Prüfungsanforderungen für Studierende. Jede Hochschule ist verpflichtet, für jeden Studiengang und jede Studiengangsvariante jährlich eine aktuelle SPO bereitzustellen.

Es handelt sich um umfangreiche Dokumente, an deren Erstellung mehrere Abteilungen und (Rechts-)Beratungen beteiligt sind. Für die meisten Hochschulen ist dieser Prozess sehr zeitaufwändig. Häufig fehlt eine effiziente Organisation: Geschrieben wird meist in Microsoft Word, ergänzt durch Kommunikationstools wie Outlook und Teams, Projektmanagement über Excel-Listen sowie Ablage und Versionsverwaltung über SharePoint oder Dropbox.

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Der alte Prozess

An der Hochschule HAN hatte jede Studien- und Prüfungsordnung ihren eigenen, individuellen Prozess. Jedes Dokument musste von mehreren Autorinnen und Autoren separat bearbeitet und anschließend von verschiedenen Stakeholdern – Juristinnen und Juristen, Mitarbeitendenvertretung, Management – geprüft oder freigegeben werden. Die Folge: Eine endlose Menge an Feedback und Versionen strömte durch die Postfächer. Hinzu kam, dass ältere Versionen nicht zentral gespeichert und oft schwer auffindbar waren – insbesondere wenn man auch noch die richtige Version zum Bearbeiten suchte. Nach der Freigabe war eine weitere Abteilung (Kommunikation) damit beauftragt, die Dokumente auf der Website zu veröffentlichen. Bei jeder Änderung an einer bereits veröffentlichten SPO wurde dieser gesamte Prozess erneut durchlaufen.

An der HAN werden jährlich mehr als 300 Studien- und Prüfungsordnungen erstellt. Früher dauerte die Erstellung einer einzelnen SPO bis zu 124 Stunden, und es vergingen oft bis zu 6 Monate, bevor sie veröffentlicht wurde.

Der neue Prozess mit Docfield

Dieser Prozess ließ sich schneller, besser und intelligenter gestalten. Deshalb arbeitet die HAN seit 2018 mit Docfield. Durch die Zusammenarbeit kann die HAN Studien- und Prüfungsordnungen nun aus einer einzigen, strukturierten Umgebung heraus erstellen, gemeinsam bearbeiten und direkt veröffentlichen.

Die HAN kann für jeden Dokumenttyp einen eigenen Workflow anlegen. Das verschafft Koordinatorinnen und Koordinatoren einen vollständigen Überblick über den gesamten Erstellungsprozess. Die Autorinnen und Autoren arbeiten mit intelligenten Vorlagen, was Fehler deutlich reduziert – denn alle arbeiten stets gemeinsam an derselben, aktuellen Version.

Auch die Kommunikation zwischen den beteiligten Teams und Beraterinnen bzw. Beratern hat sich deutlich verbessert. Alle relevanten Personen können Kommentare hinterlassen und erhalten automatische E-Mail-Benachrichtigungen. So bleiben alle über den Fortschritt informiert, und offene Punkte sind jederzeit transparent nachvollziehbar.

An der HAN wird Docfield inzwischen auch für weitere Dokumentprozesse eingesetzt. So werden etwa Lernvereinbarungen von Tutorinnen und Tutoren direkt in der Plattform erstellt und von Tausenden von Studierenden in derselben Umgebung digital unterzeichnet.

In diesem Jahr haben bereits die Hälfte aller HAN-Akademien ihre 136 Studien- und Prüfungsordnungen mit Docfield erstellt. Gemeinsam haben wir berechnet, dass sich der Zeitaufwand für Erstellung und Veröffentlichung dadurch um 66 % reduziert hat. Allein im vergangenen Jahr hat die HAN dadurch mehr als 11.000 Stunden eingespart. Ab 2021 arbeitet auch die andere Hälfte der HAN nach diesem neuen Ansatz – womit sich die Zeitersparnis verdoppelt!