Veröffentlicht am

April 10, 2026

Glossar

Dokumentenmanagementsystem (DMS)

Ein DMS ist eine Software zur digitalen Erfassung, Verwaltung und Archivierung von Dokumenten.

Was ist ein Dokumentenmanagementsystem (DMS)?

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist eine Software zur digitalen Erfassung, Verwaltung, Speicherung und Bereitstellung von Dokumenten. Es ersetzt die papierbasierte Aktenführung und ermöglicht den strukturierten, ortsunabhängigen Zugriff auf alle Unterlagen einer Organisation. In Deutschland ist das DMS eng verbunden mit Anforderungen an revisionssichere Archivierung (GoBD) und Datenschutz (DSGVO).

DMS an Hochschulen und im öffentlichen Sektor

An deutschen Hochschulen werden DMS-Lösungen zunehmend für die digitale Verwaltung eingesetzt: Studierendenakten, Personalakten, Drittmittelakten, Eingangsrechnungen und Akkreditierungsunterlagen. Die Hochschule Harz, die HSBI Bielefeld und die Universität Göttingen setzen bereits DMS-Systeme ein, um ihre Verwaltungsprozesse zu digitalisieren. Im öffentlichen Sektor ist das DMS ein zentraler Baustein der E-Government-Strategie.

DMS vs. CLM: Wo liegt der Unterschied?

Ein DMS verwaltet Dokumente als Dateien — Ablage, Suche, Versionierung, Archivierung. Ein Contract Lifecycle Management (CLM) System geht weiter: Es verwaltet den Inhalt von Dokumenten, automatisiert die Erstellung über Templates und bedingte Logik, steuert Freigabe-Workflows und überwacht Fristen und Verpflichtungen. Docfield verbindet DMS-Funktionalität mit intelligenter Dokumentenautomatisierung.

Docfield als DMS-Alternative

Docfield ist mehr als ein klassisches DMS. Die Plattform ermöglicht die vorlagenbasierte Erstellung von Dokumenten mit dynamischen Feldern, zentraler Versionskontrolle und integrierten Freigabe-Workflows. Ideal für Hochschulen, Kommunen, Krankenhäuser und Unternehmen, die ihre dokumentenbasierten Prozesse digitalisieren möchten. Vereinbaren Sie eine Demo!

Dokumentenprozesse einfacher gestalten?

Mit Docfield erstellen, unterzeichnen und verwalten Sie Richtlinien und Verträge – und sparen dabei bis zu 60 % Ihrer Zeit.

Kostenlos testen →

<svg xmlns="http://www.w3.org/2000/svg" viewBox="0 0 60 60" width="60" height="60"><circle cx="30" cy="30" r="29" fill="#003399"/><g fill="#FFCC00" transform="translate(30,30)"><g transform="rotate(0) translate(0,-21)"><polygon points="0,-3.5 0.8,-1.1 3.3,-1.1 1.35,0.43 2.05,2.8 0,1.4 -2.05,2.8 -1.35,0.43 -3.3,-1.1 -0.8,-1.1"/></g><g transform="rotate(30) translate(0,-21)"><polygon points="0,-3.5 0.8,-1.1 3.3,-1.1 1.35,0.43 2.05,2.8 0,1.4 -2.05,2.8 -1.35,0.43 -3.3,-1.1 -0.8,-1.1"/></g><g transform="rotate(60) translate(0,-21)"><polygon points="0,-3.5 0.8,-1.1 3.3,-1.1 1.35,0.43 2.05,2.8 0,1.4 -2.05,2.8 -1.35,0.43 -3.3,-1.1 -0.8,-1.1"/></g><g transform="rotate(90) translate(0,-21)"><polygon points="0,-3.5 0.8,-1.1 3.3,-1.1 1.35,0.43 2.05,2.8 0,1.4 -2.05,2.8 -1.35,0.43 -3.3,-1.1 -0.8,-1.1"/></g><g transform="rotate(120) translate(0,-21)"><polygon points="0,-3.5 0.8,-1.1 3.3,-1.1 1.35,0.43 2.05,2.8 0,1.4 -2.05,2.8 -1.35,0.43 -3.3,-1.1 -0.8,-1.1"/></g><g transform="rotate(150) translate(0,-21)"><polygon points="0,-3.5 0.8,-1.1 3.3,-1.1 1.35,0.43 2.05,2.8 0,1.4 -2.05,2.8 -1.35,0.43 -3.3,-1.1 -0.8,-1.1"/></g><g transform="rotate(180) translate(0,-21)"><polygon points="0,-3.5 0.8,-1.1 3.3,-1.1 1.35,0.43 2.05,2.8 0,1.4 -2.05,2.8 -1.35,0.43 -3.3,-1.1 -0.8,-1.1"/></g><g transform="rotate(210) translate(0,-21)"><polygon points="0,-3.5 0.8,-1.1 3.3,-1.1 1.35,0.43 2.05,2.8 0,1.4 -2.05,2.8 -1.35,0.43 -3.3,-1.1 -0.8,-1.1"/></g><g transform="rotate(240) translate(0,-21)"><polygon points="0,-3.5 0.8,-1.1 3.3,-1.1 1.35,0.43 2.05,2.8 0,1.4 -2.05,2.8 -1.35,0.43 -3.3,-1.1 -0.8,-1.1"/></g><g transform="rotate(270) translate(0,-21)"><polygon points="0,-3.5 0.8,-1.1 3.3,-1.1 1.35,0.43 2.05,2.8 0,1.4 -2.05,2.8 -1.35,0.43 -3.3,-1.1 -0.8,-1.1"/></g><g transform="rotate(300) translate(0,-21)"><polygon points="0,-3.5 0.8,-1.1 3.3,-1.1 1.35,0.43 2.05,2.8 0,1.4 -2.05,2.8 -1.35,0.43 -3.3,-1.1 -0.8,-1.1"/></g><g transform="rotate(330) translate(0,-21)"><polygon points="0,-3.5 0.8,-1.1 3.3,-1.1 1.35,0.43 2.05,2.8 0,1.4 -2.05,2.8 -1.35,0.43 -3.3,-1.1 -0.8,-1.1"/></g></g><text x="30" y="27" font-family="Arial,sans-serif" font-size="6.5" fill="#FFFFFF" text-anchor="middle">Made in</text><text x="30" y="37" font-family="Arial,sans-serif" font-size="8.5" font-weight="700" fill="#FFCC00" text-anchor="middle">EUROPE</text></svg>

<svg xmlns="http://www.w3.org/2000/svg" viewBox="0 0 160 56" width="160" height="56"><rect width="160" height="56" rx="8" fill="#003399"/><g fill="#FFCC00" transform="translate(32, 28)"><g transform="rotate(0) translate(0,-13)"><polygon points="0,-4 1,-1.2 3.8,-1.2 1.5,0.5 2.4,3.2 0,1.5 -2.4,3.2 -1.5,0.5 -3.8,-1.2 -1,-1.2" transform="scale(0.85)"/></g><g transform="rotate(30) translate(0,-13)"><polygon points="0,-4 1,-1.2 3.8,-1.2 1.5,0.5 2.4,3.2 0,1.5 -2.4,3.2 -1.5,0.5 -3.8,-1.2 -1,-1.2" transform="scale(0.85)"/></g><g transform="rotate(60) translate(0,-13)"><polygon points="0,-4 1,-1.2 3.8,-1.2 1.5,0.5 2.4,3.2 0,1.5 -2.4,3.2 -1.5,0.5 -3.8,-1.2 -1,-1.2" transform="scale(0.85)"/></g><g transform="rotate(90) translate(0,-13)"><polygon points="0,-4 1,-1.2 3.8,-1.2 1.5,0.5 2.4,3.2 0,1.5 -2.4,3.2 -1.5,0.5 -3.8,-1.2 -1,-1.2" transform="scale(0.85)"/></g><g transform="rotate(120) translate(0,-13)"><polygon points="0,-4 1,-1.2 3.8,-1.2 1.5,0.5 2.4,3.2 0,1.5 -2.4,3.2 -1.5,0.5 -3.8,-1.2 -1,-1.2" transform="scale(0.85)"/></g><g transform="rotate(150) translate(0,-13)"><polygon points="0,-4 1,-1.2 3.8,-1.2 1.5,0.5 2.4,3.2 0,1.5 -2.4,3.2 -1.5,0.5 -3.8,-1.2 -1,-1.2" transform="scale(0.85)"/></g><g transform="rotate(180) translate(0,-13)"><polygon points="0,-4 1,-1.2 3.8,-1.2 1.5,0.5 2.4,3.2 0,1.5 -2.4,3.2 -1.5,0.5 -3.8,-1.2 -1,-1.2" transform="scale(0.85)"/></g><g transform="rotate(210) translate(0,-13)"><polygon points="0,-4 1,-1.2 3.8,-1.2 1.5,0.5 2.4,3.2 0,1.5 -2.4,3.2 -1.5,0.5 -3.8,-1.2 -1,-1.2" transform="scale(0.85)"/></g><g transform="rotate(240) translate(0,-13)"><polygon points="0,-4 1,-1.2 3.8,-1.2 1.5,0.5 2.4,3.2 0,1.5 -2.4,3.2 -1.5,0.5 -3.8,-1.2 -1,-1.2" transform="scale(0.85)"/></g><g transform="rotate(270) translate(0,-13)"><polygon points="0,-4 1,-1.2 3.8,-1.2 1.5,0.5 2.4,3.2 0,1.5 -2.4,3.2 -1.5,0.5 -3.8,-1.2 -1,-1.2" transform="scale(0.85)"/></g><g transform="rotate(300) translate(0,-13)"><polygon points="0,-4 1,-1.2 3.8,-1.2 1.5,0.5 2.4,3.2 0,1.5 -2.4,3.2 -1.5,0.5 -3.8,-1.2 -1,-1.2" transform="scale(0.85)"/></g><g transform="rotate(330) translate(0,-13)"><polygon points="0,-4 1,-1.2 3.8,-1.2 1.5,0.5 2.4,3.2 0,1.5 -2.4,3.2 -1.5,0.5 -3.8,-1.2 -1,-1.2" transform="scale(0.85)"/></g></g><line x1="58" y1="10" x2="58" y2="46" stroke="#FFFFFF" stroke-opacity="0.3" stroke-width="1"/><text x="110" y="23" font-family="'Helvetica Neue', Arial, sans-serif" font-size="11" font-weight="400" fill="#FFFFFF" text-anchor="middle" letter-spacing="1.5">MADE IN</text><text x="110" y="40" font-family="'Helvetica Neue', Arial, sans-serif" font-size="16" font-weight="700" fill="#FFCC00" text-anchor="middle" letter-spacing="2">EUROPE</text></svg> Made in Europe

Made in Europe

<svg xmlns="http://www.w3.org/2000/svg" viewBox="0 0 160 56" width="160" height="56"><rect width="160" height="56" rx="8" fill="#003399"/><g fill="#FFCC00" transform="translate(32,28)"><g transform="rotate(0) translate(0,-13)"><polygon points="0,-3.4 0.8,-1 3.2,-1 1.3,0.4 2,2.7 0,1.4 -2,2.7 -1.3,0.4 -3.2,-1 -0.8,-1"/></g><g transform="rotate(30) translate(0,-13)"><polygon points="0,-3.4 0.8,-1 3.2,-1 1.3,0.4 2,2.7 0,1.4 -2,2.7 -1.3,0.4 -3.2,-1 -0.8,-1"/></g><g transform="rotate(60) translate(0,-13)"><polygon points="0,-3.4 0.8,-1 3.2,-1 1.3,0.4 2,2.7 0,1.4 -2,2.7 -1.3,0.4 -3.2,-1 -0.8,-1"/></g><g transform="rotate(90) translate(0,-13)"><polygon points="0,-3.4 0.8,-1 3.2,-1 1.3,0.4 2,2.7 0,1.4 -2,2.7 -1.3,0.4 -3.2,-1 -0.8,-1"/></g><g transform="rotate(120) translate(0,-13)"><polygon points="0,-3.4 0.8,-1 3.2,-1 1.3,0.4 2,2.7 0,1.4 -2,2.7 -1.3,0.4 -3.2,-1 -0.8,-1"/></g><g transform="rotate(150) translate(0,-13)"><polygon points="0,-3.4 0.8,-1 3.2,-1 1.3,0.4 2,2.7 0,1.4 -2,2.7 -1.3,0.4 -3.2,-1 -0.8,-1"/></g><g transform="rotate(180) translate(0,-13)"><polygon points="0,-3.4 0.8,-1 3.2,-1 1.3,0.4 2,2.7 0,1.4 -2,2.7 -1.3,0.4 -3.2,-1 -0.8,-1"/></g><g transform="rotate(210) translate(0,-13)"><polygon points="0,-3.4 0.8,-1 3.2,-1 1.3,0.4 2,2.7 0,1.4 -2,2.7 -1.3,0.4 -3.2,-1 -0.8,-1"/></g><g transform="rotate(240) translate(0,-13)"><polygon points="0,-3.4 0.8,-1 3.2,-1 1.3,0.4 2,2.7 0,1.4 -2,2.7 -1.3,0.4 -3.2,-1 -0.8,-1"/></g><g transform="rotate(270) translate(0,-13)"><polygon points="0,-3.4 0.8,-1 3.2,-1 1.3,0.4 2,2.7 0,1.4 -2,2.7 -1.3,0.4 -3.2,-1 -0.8,-1"/></g><g transform="rotate(300) translate(0,-13)"><polygon points="0,-3.4 0.8,-1 3.2,-1 1.3,0.4 2,2.7 0,1.4 -2,2.7 -1.3,0.4 -3.2,-1 -0.8,-1"/></g><g transform="rotate(330) translate(0,-13)"><polygon points="0,-3.4 0.8,-1 3.2,-1 1.3,0.4 2,2.7 0,1.4 -2,2.7 -1.3,0.4 -3.2,-1 -0.8,-1"/></g></g><line x1="58" y1="10" x2="58" y2="46" stroke="#FFFFFF" stroke-opacity="0.3" stroke-width="1"/><text x="110" y="23" font-family="Arial,sans-serif" font-size="11" fill="#FFFFFF" text-anchor="middle" letter-spacing="1.5">MADE IN</text><text x="110" y="40" font-family="Arial,sans-serif" font-size="16" font-weight="700" fill="#FFCC00" text-anchor="middle" letter-spacing="2">EUROPE</text></svg>

Singel 542
1017AZ Amsterdam
Netherlands

KVK: 74293087

© 2026 Docfield. Bessere Dokumente in kürzerer Zeit.