Professionalisierung des Avans-Studienleitfadens

Zielsetzung

Bei Avans werden jedes Jahr neue Studienführer für jedes (Teil-) Studienprogramm geschrieben. Die Erstellung dieser Dutzenden von Studienleitfäden über Microsoft Word kostet die Avans Monate an Zeit und Arbeit, was zu Frustration aufgrund der unklaren Art des (Zusammen-) Arbeitens führt. Offenbar herrschte Unklarheit über die Versionsverwaltung der Dokumente, und die Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitern per E-Mail gestaltete sich schwierig und ineffizient. Infolgedessen gab es keinen guten Überblick über den Stand und den Status der Studienführer. Darüber hinaus erwies sich die Genehmigung im Vorfeld der Veröffentlichung als zeitaufwändig.

Die Lösung von Docfield

2016 entwickelte Docfield in Zusammenarbeit mit Avans das Produkt OERwrite, um den gesamten Schreibprozess der Studienführer zu verbessern und zu digitalisieren. Avans verwendet OERwrite seit Jahren, um die Studienführer zu schreiben und zu veröffentlichen. Dies erfolgt in großen und kleinen Teams und in der optimierten Umgebung von OERwrite. Docfield bot Avans die Lösung für die Einrichtung eines professionellen Workflows mit klaren (Folge-) Schritten, die der Arbeitsweise des Unternehmens entsprechen.

Warum sollten Sie Docfield wählen?

1. Entwickeln Sie einen Arbeitsablauf, der zur Organisation passt

Die Prozesse rund um das Erstellen von Dokumenten können chaotisch und unklar sein, aber Docfield macht Ihre Arbeitsweise wieder zum Erfolg. Ihre Offline-Prozesse können einfach in Schritte eines Online-Workflows umgewandelt werden. Darüber hinaus können Sie jedem Schritt die richtigen Mitarbeiter zuweisen und unsere Software erledigt den Rest! Wir informieren und erinnern Ihr Team an herausragende Aktionspunkte und Termine in jedem Schritt des Workflows. Dies ermöglicht Ihrem Team eine klarere und effizientere Zusammenarbeit. Und das Wichtigste: Der Publikationsprozess von Studienführern wird beschleunigt!

2. Die Qualität und Konsistenz von Dokumenten, die durch Vorlagen geschützt sind

Beim Erstellen neuer Dokumente können sich viele Fehler unbeabsichtigt und unwissentlich in neue Dokumente einschleichen. Vor allem, wenn Sie mit mehreren Personen an verschiedenen Versionen desselben Dokuments arbeiten. Docfield reduziert dieses Risiko in Ihren Dokumenten durch unser Tool namens „Single Source of Truth“. Dieses Tool stellt sicher, dass Dokumente mit Vorlagen verknüpft sind. Wenn Sie eine Vorlage ändern, können Sie Hunderte von Dokumenten mit nur einem Klick bearbeiten. Dank dieser Vorlagen können Sie sicher sein, dass Struktur, Inhalt und Stil in all Ihren Dokumenten und Verträgen einheitlich sind.

3. Einfache Zusammenarbeit in (großen) Teams

Dank der vielseitigen Rollen und Rechte in unserer Anwendung haben Sie immer die Kontrolle darüber, wer was tut oder sieht. Sie können den Zugriff für Benutzer auf ihre Funktion innerhalb Ihrer Organisation oder auf ihren Beitrag zum Arbeitsablauf zuschneiden. Sie legen Rollen und Zugriffsrechte fest und weisen jeder Person in Ihrem Team die richtige Autorisierungsstufe zu.

Auch verwirrende E-Mail-Threads mit unterschiedlichen Versionen eines Dokuments gehören endlich der Vergangenheit an. Dank Docfield war die Zusammenarbeit an Dokumenten noch nie so einfach. Ab sofort können Sie online, zur gleichen Zeit und zusammen mit Ihrem gesamten Team arbeiten, ohne dass kürzlich geschriebene Inhalte verloren gehen. Kommentiere Textblöcke und markiere andere für sofortiges Feedback.

Gewinne

Avans-Studienführer werden jetzt mit Vorlagen erstellt, die Avans selbst in OERwrite erstellt. Auf diese Weise können alle Beteiligten, wie Autoren, Kommentatoren und der Beteiligungsrat, einfach und gleichzeitig auf ihre eigene Weise zu Dokumenten beitragen, und Inhalt, Stil und Inhalt der verschiedenen Studienführer werden aufeinander abgestimmt.

Dank Docfield werden alle Studienführer an einem zentralen Online-Ort archiviert, sodass relevante Inhalte der Studienführer aus früheren Jahren einfach in die Studienführer für das neue Schuljahr importiert werden können. Dies macht es einfach, Errata mit einem einzigen Klick auf eine Schaltfläche in Hunderte von Studienführern zu implementieren. Dadurch spart Avans jedes Jahr Hunderte von Stunden bei der Erstellung neuer Studienführer ein!