Professionalisierung der Modulhandbücher bei Avans

Ausgangslage

An der Hochschule Avans werden jährlich Modulhandbücher und Studienführer für jeden Studiengang und jede Studiengangsvariante neu erstellt. Die Erstellung dieser Dutzenden Dokumente über Microsoft Word kostete Avans Monate an Zeit und Aufwand und führte zu Frustration durch eine unklare (Zusammen-)Arbeitsweise. Es fehlte an Klarheit über das Versionsmanagement der Dokumente, und die Zusammenarbeit per E-Mail war schwierig und ineffizient. Dadurch gab es keinen guten Überblick über Fortschritt und Status der Dokumente. Auch die Freigabe im Vorfeld der Veröffentlichung wurde zu einer zeitaufwändigen Aufgabe.

Die Lösung von Docfield

2016 entwickelte Docfield in Zusammenarbeit mit Avans das Produkt OERWrite, um den gesamten Erstellungsprozess der Modulhandbücher zu digitalisieren und zu verbessern. Avans nutzt OERWrite seit Jahren für das Schreiben und Veröffentlichen dieser Dokumente – in großen wie kleinen Teams, aus einer einzigen strukturierten Umgebung heraus. Docfield ermöglichte es Avans, einen professionellen Workflow mit klaren (Folge-)Schritten aufzusetzen, der zur Arbeitsweise der Hochschule passt.

Warum Docfield?

1. Ein Workflow, der zur Organisation passt

Die Prozesse rund um die Erstellung von Dokumenten können unübersichtlich und unklar sein – Docfield macht die Arbeit wieder erfolgreich. Offline-Prozesse lassen sich einfach in Schritte eines Online-Workflows überführen. Außerdem können Sie jedem Schritt die passenden Mitarbeitenden zuweisen, den Rest erledigt unsere Software. Sie informiert und erinnert Ihr Team in jedem Schritt des Workflows an offene Aufgaben und Fristen. So arbeitet Ihr Team klarer und effizienter zusammen. Und besonders wichtig: Der Veröffentlichungsprozess wird beschleunigt.

2. Qualität und Konsistenz durch Vorlagen

Beim Erstellen neuer Dokumente schleichen sich leicht unbeabsichtigt Fehler ein, besonders wenn mehrere Personen an verschiedenen Versionen desselben Dokuments arbeiten. Docfield reduziert dieses Risiko durch das Prinzip der „Single Source of Truth“. Dokumente sind mit Vorlagen verknüpft, und mit einer einzigen Änderung an der Vorlage können Hunderte Dokumente per Knopfdruck angepasst werden. So stellen unsere Vorlagen sicher, dass Struktur, Inhalt und Styling über alle Dokumente und Verträge hinweg konsistent bleiben.

3. Einfache Zusammenarbeit in (großen) Teams

Dank der vielseitigen Rollen und Rechte in unserer Anwendung haben Sie jederzeit die Kontrolle darüber, wer was sieht oder bearbeitet. Sie können den Zugriff individuell auf die Funktion innerhalb Ihrer Organisation oder den Beitrag zum Workflow zuschneiden. Sie legen Rollen und Zugriffsrechte fest und weisen jeder beteiligten Person die passende Berechtigungsstufe zu.

Auch unübersichtliche E-Mail-Konversationen mit verschiedenen Versionen eines Dokuments gehören endgültig der Vergangenheit an. Mit Docfield war Zusammenarbeit an Dokumenten nie einfacher. Sie arbeiten ab sofort online, gleichzeitig und gemeinsam mit dem ganzen Team – ohne dass kürzlich geschriebene Inhalte verloren gehen. Kommentieren Sie Textblöcke und markieren Sie andere für direktes Feedback.

Ergebnis

Die Modulhandbücher von Avans werden inzwischen mit Vorlagen erstellt, die Avans selbst in OERWrite aufbaut. Alle Beteiligten – Autorinnen, Autoren, Kommentierende und Mitbestimmungsgremien – können so einfach und gleichzeitig auf ihre Weise zu den Dokumenten beitragen, und Inhalte, Styling und Aufbau der verschiedenen Modulhandbücher sind aufeinander abgestimmt.

Dank Docfield werden alle Modulhandbücher zentral und online archiviert, sodass relevante Inhalte aus Vorjahren einfach in die Versionen des neuen Studienjahres übernommen werden können. Auch Errata lassen sich in Hunderten Dokumenten per Knopfdruck einfügen. So spart Avans jedes Jahr Hunderte Stunden bei der Vorbereitung neuer Modulhandbücher!