Verbesserung der Lernvereinbarungen an der HAN

Ausgangslage

An der Hochschule HAN werden jährlich viele Tausend Lernvereinbarungen zwischen Studierenden und ihren Coaches über individuelle Bildungsentscheidungen abgeschlossen. Das Erstellen, Unterzeichnen und Archivieren dieser Vereinbarungen erfolgte früher über Microsoft Word und E-Mail und kostete jedes Jahr enorm viel Zeit. Die HAN wollte diesen Prozess deshalb vereinfachen, standardisieren und zentralisiert professionalisieren.

Die Lösung von Docfield

Docfield konnte der HAN eine passende Lösung anbieten. Über unsere Plattform werden Vertragsvorlagen erstellt, sodass Studierende und Coaches nur noch wenige fehlende Daten ergänzen müssen. Beide Parteien können die Lernvereinbarung direkt über unsere Plattform unterzeichnen und herunterladen. Dadurch wird der Prozess deutlich einfacher, und Coaches behalten mühelos den Überblick über den Fortschritt und Status der verschiedenen Vereinbarungen.

Um den Prozess noch weiter zu vereinfachen, haben wir eine API-Integration eingerichtet, sodass alle relevanten Informationen zu Studierenden, Coaches und Studiengängen automatisch aus den internen Systemen der HAN übernommen werden.

Warum Docfield?

1. Stets den Überblick über alle Verträge behalten

Das Ausfüllen, Anpassen und Unterzeichnen einer Lernvereinbarung ist zeitaufwändig, und schnell verliert man den Überblick. Wenn Docfield die Lebenszyklen der Lernvereinbarungen steuert, erhalten Sie die richtigen Informationen, zur richtigen Zeit, an die richtigen Personen. Alle Lernvereinbarungen werden zentral an einem Ort erstellt und verwaltet – so behalten Sie laufende Vorgänge im Blick und können die nächsten Schritte vorausschauend planen.

2. Erstellen, prüfen, unterzeichnen und veröffentlichen – alles an einem Ort

Für die Erstellung eines einzigen Vertrags werden häufig mehrere Tools wie Word, Google Drive und E-Mail verwendet. Mit Docfield verabschieden Sie sich von dieser Vielfalt an Werkzeugen, denn wir arbeiten aus einer einzigen, zentralen Umgebung heraus – inklusive Single-Sign-On-Integration. So muss nicht einmal ein Docfield-Konto angelegt werden! Lernvereinbarungen werden direkt in unserer Software verfasst, freigegeben und mit einem Klick unterzeichnet. Auch unterzeichnende Parteien, die Docfield nicht nutzen – etwa Studierende – können einfach zur Unterzeichnung eingeladen werden, ohne ein Konto anlegen zu müssen. Die unterzeichneten Lernvereinbarungen lassen sich archivieren oder veröffentlichen und sind auf jedem Endgerät problemlos lesbar.

3. Geschützte Qualität und Konsistenz in Dokumenten

Unbeabsichtigt schleichen sich schnell Fehler in Vereinbarungen ein – besonders, wenn mehrere Personen an verschiedenen Versionen desselben Vertrags arbeiten. Dank der verknüpften Vorlagen in Docfield reduzieren Sie unvorhergesehene Fehler durch das Prinzip der „Single Source of Truth“. Damit lassen sich Hunderte Vereinbarungen gleichzeitig per Knopfdruck anpassen. Unsere Vorlagen sorgen dafür, dass Struktur, Inhalt und Styling über alle Dokumente und Verträge hinweg konsistent bleiben. Informationen zwischen verschiedenen Vorlagen müssen Sie nicht mehr manuell kopieren – mit Docfield können Inhalte zwischen Dokumenten in einer einzigen Umgebung einfach exportiert und importiert werden.

Es ist jetzt deutlich einfacher, die Vereinbarungen auszufüllen, zu unterzeichnen und zu archivieren – das bedeutet, dass die Lernvereinbarungen weniger Aufwand verursachen.

^{— Carola Doumen | Projektleiterin Flexibles Teilzeitstudium & Lifelong Development}

Ergebnis

Dank der maßgeschneiderten Lösung von Docfield kann die HAN nun Tausende Lernvereinbarungen gleichzeitig per Knopfdruck erstellen. So bietet die HAN ihren Studierenden und Coaches eine nutzerfreundliche, zentral verwaltete Lösung. In Zusammenarbeit mit Docfield konnte die HAN eine erhebliche Effizienzsteigerung erzielen – mit positiven Effekten auf die Qualität der Vereinbarungen und ein besseres Erlebnis für die Studierenden.